Bản cập nhật mới nhất mang đến quy trình làm việc đơn giản hơn và giao diện trực quan hơn. Quan trọng nhất, hệ thống đã tích hợp EU IS (EU Information System), giúp giảm thiểu thao tác thủ công trong xử lý dữ liệu và thể hiện khả năng cung cấp một giải pháp tổng thể nhằm giải quyết toàn diện các thách thức liên quan đến EUDR.

Tính năng này rất quan trọng vì không chỉ đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc theo EUDR mà còn giải quyết một khoảng trống lớn trong quy trình tuân thủ.

Trước đây, khách hàng đã có thể tạo Due Diligence Statement (DDS) tuân thủ EUDR, nhưng do chưa có tích hợp trực tiếp với EU IS, quy trình vẫn mang tính thủ công, tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót—gây kém hiệu quả và làm tăng rủi ro không tuân thủ.

Việc cho phép gửi DDS trực tiếp lên EU IS giúp giải pháp phát triển thành một nền tảng tuân thủ toàn diện. Điều này giúp giảm gánh nặng hành chính, tăng cường tuân thủ quy định và nâng cao lợi thế cạnh tranh bằng cách định vị hệ thống như một đối tác đáng tin cậy và toàn diện cho tuân thủ EUDR.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đi qua quy trình cải tiến—từ việc tạo và liên kết dataset đến việc gửi DDS trực tiếp lên hệ thống EU IS.

Dưới đây là các bước giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng mới được cải tiến, kèm theo hình ảnh minh họa ở từng bước để hỗ trợ thao tác trực quan.

Để cho phép tải dữ liệu từ Verify portal lên EU IS, thông tin xác thực API EUDR của khách hàng cần được chia sẻ với đội ngũ Customer Success. Các thông tin cần cung cấp bao gồm:

Khi một parcel đã được tạo và tất cả các trường thông tin bắt buộc đã được hoàn tất, trạng thái sẽ tự động chuyển sang “Submission Ready”, cho biết đã sẵn sàng để tiến hành gửi dữ liệu.

Xem “Parcels: Understanding the Parcels” để biết hướng dẫn tạo parcel.

Giờ đây, bạn có thể gửi trực tiếp lên EU IS mà không cần thực hiện quy trình export–import như trước.

Bạn cũng có thể kiểm tra Parcel ID và mã tham chiếu để xác nhận rằng EU IS đã nhận được dữ liệu (bao gồm geodata) và việc gửi đã thành công, giúp loại bỏ sự không chắc chắn của quy trình tải lên thủ công.

Cần lưu ý rằng bạn có 72 giờ để chỉnh sửa hoặc rút lại một lần gửi:

Trong một số trường hợp, EU IS có thể từ chối (reject) việc gửi dữ liệu, thường do các vấn đề liên quan đến dữ liệu như hình dạng polygon không hợp lệ. Khi đó, trạng thái sẽ chuyển sang “Submission Error”.

Khi mở parcel, bạn sẽ thấy thông báo lỗi chi tiết do EU IS trả về, giúp nhanh chóng xác định nguyên nhân vấn đề.

Thông điệp rất rõ ràng: hãy chỉnh sửa dataset (ví dụ: sửa các hình dạng không hợp lệ), liên kết lại và gửi lại. Phản hồi có mục tiêu này giúp tránh phải đoán mò và giảm các thao tác lặp lại không cần thiết.

Tính năng tạo DDS PDF thủ công vẫn được duy trì. Quy trình không thay đổi — tạo, lưu và sử dụng tệp khi cần. Điều này giúp các nhóm có thể chuyển đổi theo tốc độ phù hợp mà không làm gián đoạn các phương pháp đang sử dụng.

Bằng cách áp dụng quy trình cập nhật này, bạn có thể liên kết dataset nhanh hơn và với ít lỗi hơn. Giao diện bảng hợp nhất giúp bạn không còn phải chuyển qua lại giữa nhiều trang, trong khi tích hợp EU IS loại bỏ nhu cầu xử lý tệp thủ công.

Quan trọng hơn, hệ thống hiện hỗ trợ chỉnh sửa nhanh chóng—dù là cập nhật trong khoảng thời gian 72 giờ hay phản hồi các lỗi từ EU IS với các điều chỉnh chính xác. Sự linh hoạt này giúp giảm độ trễ và tăng độ tin cậy rằng dữ liệu của bạn là chính xác và tuân thủ.

Đối với các nhóm làm việc bận rộn, điều này đồng nghĩa với việc giảm gánh nặng hành chính và mang lại quy trình tuân thủ mượt mà hơn, cho phép tập trung nhiều hơn vào các ưu tiên chiến lược và vận hành.

⚠️ Lưu ý:

Bản cập nhật này là một bước tiến quan trọng trong việc đơn giản hóa quản lý parcel và gửi DDS. Bằng cách loại bỏ các thao tác không cần thiết, hợp nhất giao diện và tích hợp trực tiếp với EU IS, hệ thống đã loại bỏ những điểm nghẽn từng làm chậm quy trình trước đây.

Dù bạn là người dùng giàu kinh nghiệm hay mới bắt đầu, quy trình cải tiến này giúp bạn giảm bớt việc xử lý thao tác kỹ thuật và tập trung nhiều hơn vào chất lượng dữ liệu.