1. Giới thiệu
Tính năng Parcels hiển thị đầy đủ tất cả các thửa đất cùng với các thông tin chi tiết tương ứng. Hướng dẫn này giải thích các tính năng, các thao tác có thể thực hiện và các chỉ báo trạng thái dùng để theo dõi mức độ tuân thủ của từng thửa đất.
2. Các tính năng của Parcel
Khi truy cập vào chức năng Parcels, người dùng có thể xem các thông tin quan trọng của từng thửa đất, bao gồm:
Parcel ID – Mã định danh duy nhất cho mỗi thửa đất
HS Code – Mã số tiêu chuẩn quốc tế dùng để phân loại hàng hóa trong thương mại
Origin – Quốc gia xuất xứ của lô hàng
Destination – Quốc gia đích nơi lô hàng sẽ được vận chuyển đến
Shipping Date – Ngày dự kiến vận chuyển
Buyer’s Name – Tên bên mua
Status – Trạng thái thể hiện mức độ hoàn thiện của lô hàng, giúp người dùng xác định các công việc cần thực hiện để hoàn tất parcel
Các vai trò Viewer, Creator và Admin đều có thể xem các parcel và thông tin của chúng trong chế độ xem dạng bảng (parcel tabular) và chi tiết (parcel detail), đồng thời áp dụng các bộ lọc khác nhau để tìm kiếm và xem một parcel cụ thể.
Chỉ báo trạng thái Parcel (Parcel Status Indicators)
Mỗi parcel sẽ được gán một trong các trạng thái sau:
Draft – Trạng thái này cho biết chưa điền đầy đủ các trường thông tin bắt buộc. Người dùng có thể lưu tiến trình và quay lại sau khi có đủ thông tin để hoàn tất việc tạo parcel. Tính năng này hữu ích khi chưa có đầy đủ dữ liệu nhưng vẫn muốn tạo và lưu parcel ở dạng chưa hoàn chỉnh để xử lý sau.
Complete – Tất cả các trường thông tin bắt buộc đã được điền, nhưng vẫn còn một số bước cần thực hiện trước khi hoàn tất.
Doc(s) Attached – Tất cả các trường bắt buộc đã được hoàn thành và các tài liệu cần thiết cho parcel (ví dụ: vận đơn – bill of lading) đã được đính kèm.
Linked – Trạng thái cho biết tất cả các trường bắt buộc đã hoàn tất và có ít nhất một dataset được liên kết với parcel. Đây là bước đầu tiên để chuyển parcel vào data vault, nhưng không làm thay đổi dữ liệu. Trạng thái này không đồng nghĩa với việc có thay đổi bản chất của parcel hoặc dataset.
Vaulted – Parcel đã được chuyển vào data vault. Đây là kho lưu trữ tập trung và an toàn cho các dataset quan trọng, giúp ngăn chặn việc chỉnh sửa ngoài ý muốn hoặc cố ý.
3. Chi tiết & thao tác với Parcel
Xem chi tiết Parcel (Viewing Parcel Details)
Người dùng có thể nhấp vào “See Details” trên một parcel để xem bản tóm tắt toàn bộ thông tin liên quan.
Logistics Information – Được nhập bởi creator, admin hoặc người dùng
Parcel Details – Bao gồm HS code, khối lượng tịnh (net weight) và ngày thu hoạch
Attached Documents – Bao gồm vận đơn (bill of lading), báo cáo thẩm định (due diligence statement) và mã parcel
Linked Datasets – Tất cả các dữ liệu được liên kết với parcel
Tùy chọn bổ sung (Additional Options)
Người dùng có thể thực hiện một số thao tác quan trọng thông qua menu ba chấm.
Archive Parcel – Creator hoặc Admin có thể lưu trữ (archive) một parcel khi xác định rằng nó không còn phù hợp hoặc không còn cần thiết.
Unarchive Parcel – Creator và Admin có thể khôi phục (unarchive) một parcel khi cần chỉnh sửa hoặc trong trường hợp parcel bị lưu trữ nhầm.
Người dùng có thể khôi phục (unarchive) một parcel bằng cách lọc các parcel đã được lưu trữ và chọn “Unarchive” trong chế độ xem bảng (parcel tabular view).
Add to Vault – Chuyển parcel đã hoàn tất và được xác minh vào vault để phục vụ kiểm toán tuân thủ
Link Datasets – Người dùng có thể xem và liên kết các dataset với parcel, đồng thời thêm hoặc loại bỏ các tập dữ liệu con khi cần. Sau khi chỉnh sửa, hệ thống sẽ yêu cầu tạo lại DDS (due diligence statement)
Save Parcel – Tự động cập nhật thông tin parcel khi lưu
Download Documents – Cho phép tải xuống các tài liệu đã đính kèm, bao gồm cả due diligence statement
Export Parcel – Tạo tệp GeoJSON (yêu cầu tuân thủ EUDR) cùng với due diligence statement
Các thao tác chính này cũng có thể được truy cập từ giao diện Parcels tổng quan thông qua menu ba chấm.
4. Theo dõi hoạt động của Parcel (Tracking Parcel Activity)
Creator và Admin có thể xem Parcel Activity, nơi hiển thị các hành động đã được thực hiện trên các parcel bởi những người dùng khác nhau.
Người dùng có thể xem lịch sử hoạt động theo thời gian (timestamp), người dùng, vai trò người dùng, loại hàng hóa (commodity) và quốc gia xuất xứ (origin). Ngoài ra, người dùng có thể rà soát tất cả các hành động đã thực hiện trên một parcel, chẳng hạn như:
Thêm HS code
Tạo đơn đặt hàng (purchase order)
Xóa dataset
Nhật ký này giúp đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm, đồng thời hỗ trợ người dùng phát hiện và xử lý các sai lệch nếu có.
Người dùng cũng có thể áp dụng các bộ lọc để xem các hoạt động cụ thể của parcel, giúp dễ dàng xác định và sắp xếp các parcel cần được chỉnh sửa.
5. Chỉnh sửa Parcel (Editing a Parcel)
Nút Edit cho phép người dùng quay lại bước chuẩn bị parcel. Người dùng có thể:
Chỉnh sửa dữ liệu đã nhập
Liên kết thêm các dataset
Đính kèm tài liệu
Sau khi cập nhật và lưu thông tin chính xác, các thay đổi sẽ được áp dụng cho cùng Parcel ID.
Nếu người dùng chỉnh sửa parcel bằng cách thay đổi, thêm hoặc xóa các dataset được liên kết, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo về các thay đổi đã được phát hiện. Để đảm bảo độ chính xác và tuân thủ, hệ thống khuyến nghị tạo lại DDS (due diligence statement).
Việc không cập nhật có thể dẫn đến việc gửi dữ liệu không chính xác lên Ủy ban Châu Âu hoặc không tuân thủ EUDR, từ đó có thể phát sinh các khoản phạt.
Lưu ý: Đây chỉ là thông báo cảnh báo, người dùng không bắt buộc phải tạo lại DDS.
6. Xuất toàn bộ trang (Full page export)
Viewer, Creator và Admin có thể xuất toàn bộ các parcel từ chế độ xem bảng (parcel tabular view) dưới định dạng Excel hoặc CSV. Nếu có áp dụng bộ lọc, chỉ các parcel đã được lọc mới được xuất ra.
7. Tóm tắt
Tính năng Parcels cung cấp các chức năng thiết yếu để theo dõi, cập nhật và quản lý các thửa đất một cách hiệu quả. Người dùng có thể đảm bảo tuân thủ, duy trì dữ liệu chính xác và tối ưu hóa quy trình kiểm toán thông qua các tính năng sẵn có.
Để được hỗ trợ thêm, vui lòng tham khảo phần trợ giúp hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ.