1. Data Vault là gì?
Data Vault là một kho lưu trữ bảo mật dùng để lưu các parcel đã được liên kết với dataset và sẵn sàng cho kiểm toán. Khi một parcel và dataset liên kết được đưa vào vault, dữ liệu sẽ không thể chỉnh sửa (trừ khi admin gỡ khỏi vault – xem chi tiết bên dưới), nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và tuân thủ.
Data Vault hỗ trợ bạn:
Đảm bảo tuân thủ (compliance)
Đơn giản hóa kiểm soát truy cập
Chuẩn bị cho các cuộc kiểm toán tiềm năng
Khi yêu cầu quản lý ngày càng chặt chẽ, việc có một kho dữ liệu tập trung và có cấu trúc là rất cần thiết cho các tổ chức xử lý khối lượng lớn dữ liệu nhạy cảm.
2. Tại sao Data Vault quan trọng?
2.1 Tuân thủ quy định & sẵn sàng kiểm toán
Ủy ban Châu Âu đang xây dựng hồ sơ rủi ro cho từng quốc gia. Các quốc gia hoặc tổ chức có rủi ro cao sẽ bị kiểm tra thường xuyên hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu trữ tài liệu thẩm định (due diligence) trong 5 năm và luôn sẵn sàng cho kiểm toán.
Data Vault đảm bảo tất cả tài liệu cần thiết được tổ chức khoa học và sẵn sàng khi cần kiểm tra.
2.2 Kiểm soát truy cập & quản lý dữ liệu an toàn
Quản lý quyền truy cập dataset lớn là một thách thức, đặc biệt khi làm việc với đối tác bên ngoài như nhà cung cấp hoặc thương nhân.
Data Vault cung cấp giải pháp:
Quyền truy cập (sắp ra mắt) để đảm bảo kiểm toán viên chỉ thấy dữ liệu được phép
Cho phép doanh nghiệp rà soát và xác nhận dữ liệu trước khi chia sẻ
Đảm bảo dữ liệu không bị chỉnh sửa hoặc can thiệp sau khi đã được xác nhận
2.3 Tổ chức dữ liệu hiệu quả
Khi dataset ngày càng nhiều, việc quản lý trở nên phức tạp hơn. Data Vault giúp:
Tạo kho dữ liệu tập trung, tránh phân tán và lộn xộn
Cho phép lọc và sắp xếp dataset theo nhu cầu
Liên kết giữa dataset và parcel đã xác minh, đảm bảo tính nhất quán và hợp lệ
3. Các tính năng chính của Data Vault
Bạn có thể xem video ngắn về các tính năng chính của Data Vault hoặc đọc hướng dẫn chi tiết bên dưới.
Cách thêm dataset vào Vault (How to Add Datasets to the Vault)
Quyền truy cập: Cả Admin và Creator đều có thể thêm parcel vào Data Vault. Tuy nhiên, chỉ Admin mới có quyền gỡ parcel khỏi Data Vault.
Dataset không thể được thêm trực tiếp từ màn hình Dataset.
Thay vào đó, cần thêm thông qua màn hình Parcel theo các bước sau:
Truy cập trang Parcels
Tạo một parcel và liên kết với lô hàng cụ thể (xem hướng dẫn tương ứng)
Đảm bảo parcel đã được liên kết với dataset (trạng thái hiển thị là “Linked”)
Nếu bạn là Admin hoặc Creator, bạn có thể chọn “Add to Vault” — sau khi được đưa vào vault, trạng thái của dataset sẽ được cập nhật tương ứng.
Ví dụ, một Parcel ID (PID-129) cùng với dataset liên kết sẽ được đánh dấu là vaulted sau khi được thêm vào Data Vault.
Sau khi parcel được đưa vào vault, cả parcel và dataset sẽ không thể chỉnh sửa, trừ khi được Admin gỡ khỏi vault. Chỉ Admin mới có quyền thực hiện thao tác này.
Xem các dataset đã lưu trong Vault (Viewing Vaulted Datasets)
Để xem tất cả các dataset được lưu trong vault:
Truy cập vào màn hình Data Vault
Nhấp vào một parcel để xem thêm chi tiết, bao gồm Bill of Lading và Due Diligence Statement. Bạn cũng có thể xem tên các dataset đã liên kết ở phía dưới.
Cách gỡ dataset khỏi Vault (How to Remove a Dataset from the Vault)
Nếu cần, dataset có thể được gỡ khỏi vault nhưng chỉ Admin mới có quyền thực hiện:
Nhấp vào biểu tượng ba chấm bên cạnh dataset
Nếu Admin chọn “Remove from Vault” — dataset sẽ được đưa trở lại trạng thái có thể chỉnh sửa.
Lưu ý: Việc chỉ cho phép Admin gỡ parcel khỏi Data Vault nhằm đảm bảo rằng parcel và dataset liên quan luôn ở trạng thái sẵn sàng cho kiểm toán.
Nếu Creator cũng có quyền này, sẽ có rủi ro dữ liệu—vốn предназнач để phục vụ kiểm toán—không còn được lưu trữ trong vault.
Lọc & tìm kiếm dataset (Filtering & Searching Datasets)
Khi số lượng dataset trong vault tăng lên, các tùy chọn lọc giúp bạn dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết. Bạn có thể tìm bộ lọc ở góc trên bên phải.
Sử dụng bộ lọc để sắp xếp theo:
Tên dataset
Ngày đưa vào vault
Admin hoặc Creator đã thêm
Loại hàng hóa (commodity)
Quốc gia xuất xứ (origin)
Các parcel được liên kết
Bạn cũng có thể sắp xếp chế độ xem chính theo Dataset hoặc theo Parcel bằng hai tab chính ở phía trên.
Nhật ký kiểm tra (Audit Trail) cho bảo mật dữ liệu
Data Vault bao gồm tính năng Audit Trail, đảm bảo tính minh bạch và bảo mật toàn diện.
Một số ví dụ về bộ lọc Audit Trail bao gồm:
Thời gian thực hiện hành động (timestamps)
Người dùng thực hiện và vai trò của họ
Chi tiết hành động, chẳng hạn như thêm hoặc gỡ dataset
Các bộ lọc cho phép bạn tinh chỉnh tìm kiếm theo thời gian, quốc gia xuất xứ (origin), Parcel ID và các tiêu chí khác, từ đó tăng độ tin cậy về bảo mật dữ liệu.
Kết luận
Data Vault giúp dữ liệu của bạn luôn được bảo mật, tổ chức tốt và sẵn sàng cho kiểm toán. Với khả năng kiểm soát truy cập và theo dõi hoạt động, hệ thống giúp đơn giản hóa việc tuân thủ và quản lý rủi ro.