1. Introduction
La fonctionnalité Parcels affiche de manière complète tous les parcels et leurs détails. Ce guide présente ses fonctionnalités, les actions disponibles et les indicateurs de statut permettant de suivre la conformité des parcels.
2. Fonctionnalités des parcels
En accédant à la fonctionnalité 'Parcels' , les utilisateurs peuvent consulter les informations clés de chaque parcel, telles que :
Parcel ID – identifiant unique de chaque parcel.
HS Code – codes numériques standardisés utilisés dans le monde entier pour classer les marchandises dans le commerce international.
Origin – pays d'origine de l'expédition.
Destination– pays de destination vers lequel le parcel sera expédié.
Shipping Date – date d'expédition prévue
Buyer’s Name – nom de l'acheteur
Status – indique l'étape de préparation du parcel et aide les utilisateurs à identifier les tâches nécessaires pour finaliser le parcel.
Les rôles viewer, creator et admin peuvent consulter les parcels et leurs attributs dans la vue tabulaire et la vue détaillée des parcels, et appliquer différents filtres pour trouver et afficher un parcel spécifique.
Indicateurs de statut des parcels
Chaque parcel se voit attribuer l'un des statuts suivants :
Draft- ce statut indique que tous les champs obligatoires n'ont pas été remplis. Il permet aux utilisateurs d'enregistrer leur progression et de revenir plus tard, lorsque toutes les informations requises sont disponibles, pour terminer la création du parcel. Cette fonctionnalité est conçue pour les cas où les utilisateurs ne disposent pas encore de toutes les informations mais souhaitent tout de même créer un parcel et l'enregistrer comme incomplet pour le compléter plus tard.
Complete – lorsque tous les champs obligatoires des attributs sont remplis, mais que des étapes supplémentaires sont encore nécessaires avant la finalisation.
Doc(s) Attached – lorsque tous les champs obligatoires des attributs sont remplis et que les documents nécessaires pour ce parcel (par exemple, le connaissement) sont joints.
Linked – ce statut indique que tous les champs obligatoires sont remplis et qu'au moins un dataset est lié à ce parcel. Il marque la première étape vers le transfert d'un parcel dans le data vault, sans modifier les données. Il n'implique toutefois aucun changement de fond du parcel ou du dataset.
Vaulted – le parcel a été transféré dans le data vault. Le vault offre un espace de stockage centralisé et sécurisé pour les datasets essentiels, empêchant toute modification accidentelle ou intentionnelle.
3. Détails & actions des parcels
Consulter les détails d'un parcel
Les utilisateurs peuvent cliquer sur 'See Details' sur un parcel pour afficher un résumé de toutes les informations associées.
Logistics Information – saisies par le creator, l'admin ou l'utilisateur
Parcel Details – HS code, poids net et date de récolte
Attached Documents – connaissement, due diligence statement et parcel ID
Linked Datasets – tous les enregistrements associés au parcel
Options supplémentaires
Les utilisateurs peuvent effectuer plusieurs actions clés via le menu à trois points.
Archive Parcel –un creator ou un admin peut archiver un parcel s'il estime qu'il n'est plus pertinent.
Un creator ou un admin peut désarchiver un parcel s'il doit le modifier ou s'il pense qu'il a été archivé par erreur.
L'utilisateur peut désarchiver un parcel en filtrant les parcels archivés et en sélectionnant ‘Unarchive’ dans la vue tabulaire des parcels.
Add to Vault – déplace un parcel finalisé et vérifié vers le vault pour l'audit de conformité.
Link Datasets – les utilisateurs peuvent consulter et lier des datasets pour ce parcel, et retirer ou ajouter des subsets de données selon les besoins. Après toute modification, le système invite à générer un nouveau DDS.
Save Parcel – met à jour automatiquement les détails du parcel lors de l'enregistrement.
Download Documents – permet aux utilisateurs de télécharger les documents joints, y compris le due diligence statement.
Export Parcel – génère un fichier GeoJSON, exigé pour la conformité EUDR, ainsi que le due diligence statement.
Les mêmes actions clés sont également disponibles depuis la vue générale Parcels, en cliquant sur le menu à trois points.
4. Suivre l'activité des parcels
Un creator ou un admin peut consulter la Parcel Activity, qui affiche les actions effectuées sur les différents parcels par les différents utilisateurs.
Les utilisateurs peuvent consulter l'activité par horodatage, utilisateur, rôle, commodity et origine. Ils peuvent aussi examiner toutes les actions effectuées sur un parcel, par exemple :
Ajouts de HS code
Création de bons de commande
Suppressions de datasets
Ce journal garantit la traçabilité des responsabilités et permet aux utilisateurs d'analyser les éventuelles incohérences.
Les utilisateurs peuvent aussi appliquer des filtres pour afficher des activités spécifiques, ce qui facilite le repérage des parcels nécessitant des corrections.
Sélectionner ‘Audit Trail’ dans l'onglet Parcels redirige également l'utilisateur vers la page Audit Trail.
5. Modifier un parcel
Le bouton Edit permet aux utilisateurs de revenir à l'étape de préparation du parcel. Les utilisateurs peuvent :
Modifier les données saisies
Lier des datasets supplémentaires
Joindre des documents. Une fois les bonnes informations mises à jour et enregistrées, les modifications s'appliquent au même Parcel ID.
Si un utilisateur modifie un parcel en changeant, ajoutant ou retirant des datasets liés, il reçoit un avertissement signalant les changements détectés. Pour garantir l'exactitude et la conformité, il est recommandé de générer un nouveau DDS.
Ne pas le mettre à jour pourrait entraîner la soumission de données incorrectes à la Commission européenne ou une non-conformité à l'EUDR, avec des amendes à la clé.
Notez qu'il s'agit uniquement d'un message d'avertissement : les utilisateurs ne sont pas tenus de régénérer le DDS.
6. Export de la page complète
Les viewers, creators et admins peuvent exporter tous les parcels depuis la vue tabulaire des parcels au format Excel ou CSV. Si des filtres sont appliqués, seuls les parcels filtrés sont exportés.
7. Résumé
La fonctionnalité Parcels offre les fonctions essentielles pour suivre, mettre à jour et gérer efficacement les parcelles. Grâce à ces fonctionnalités, vous pouvez assurer la conformité, tenir des registres exacts et simplifier les audits.
Pour toute aide supplémentaire, consultez la rubrique d'aide ou contactez le support.