Introduction
Meridia Verify offre une intégration directe avec le EU Information System (EU IS), qui permet aux utilisateurs de soumettre et de gérer leurs Due Diligence Statements (DDS) directement depuis le Verify Portal.
L'intégration prend désormais en charge l'EU IS API V3, suite à l'abandon par la Commission européenne de la version précédente de l'API.
Grâce à cette intégration, les utilisateurs peuvent lier des datasets à des Shipments, soumettre des DDS directement à l'EU IS, suivre le statut des soumissions et gérer les DDS soumis, sans processus manuel d'export et d'import.
Changement de terminologie : ce qui s'appelait auparavant Parcel dans Meridia Verify s'appelle désormais Shipment.
Pourquoi est-ce important ?
Cette fonctionnalité est essentielle : elle répond au pilier de traçabilité de l'EUDR et comble également une lacune majeure du processus de conformité.
Si les clients peuvent déjà générer des Due Diligence Statements (DDS) conformes à l'EUDR, l'absence d'intégration directe avec l'EU Information System (EU IS) rend le processus manuel, chronophage et sujet aux erreurs, ce qui crée des inefficacités et augmente le risque de non-conformité.
En permettant la soumission directe des DDS à l'EU IS, notre solution devient une véritable plateforme de conformité de bout en bout. Cela réduit la charge administrative, renforce le respect de la réglementation et accroît notre avantage concurrentiel en faisant de nous un partenaire complet et fiable pour la conformité EUDR.
Principaux avantages de cette fonctionnalité :
Association des Shipments physiques aux datasets, pour une traçabilité claire et auditable.
Un data vault inviolable qui garantit que les enregistrements ne peuvent être ni modifiés ni supprimés.
Possibilité de générer ou d'importer un DDS pour chaque Shipment lié.
Création d'enregistrements permanents et auditables réunissant Shipment, dataset et DDS en un seul emplacement sécurisé.
Une confiance accrue des clients grâce à des données de chaîne d'approvisionnement fiables, transparentes et conformes.
Dans ce tutoriel, nous présentons le processus amélioré, de la création et de la liaison des datasets jusqu'à la soumission des DDS directement dans l'EU IS.
Comment importer des datasets prêts pour l'EU IS
Voici comment tirer le meilleur parti des fonctionnalités améliorées, avec des captures d'écran à chaque étape pour vous guider visuellement.
Étape 1 : Configurer les identifiants EU IS pour le Verify portal
Pour permettre les envois du Verify portal vers l'EU IS, les identifiants de l'API EUDR du client doivent être communiqués à l'équipe Customer Success. Les identifiants requis sont :
EUDR username : l'adresse e-mail utilisée pour se connecter à l'EU IS.
EUDR password : le mot de passe associé à cette adresse e-mail.
EUDR environment : l'EU IS propose deux environnements, Production et Acceptance ; le bon environnement doit être indiqué lors de la configuration.
WebServiceClientId : requis pour les soumissions dans l'environnement Production.
Où trouver votre WebServiceClientId
Pour les soumissions en Production, l'EU IS exige un WebServiceClientId.
Vous trouverez votre WebServiceClientId directement dans l'EU Information System :
Connectez-vous à l'EU Information System.
Ouvrez votre Profile.
Repérez la section Web Services Access.
Trouvez votre client Web Services.
Copiez l'identifiant client affiché à côté.
Le WebServiceClientId est requis pour les soumissions en Production. S'il n'a pas été configuré, la soumission dans l'environnement Production sera bloquée.
L'environnement Acceptance n'est pas concerné et fonctionne comme avant.
Si vous configurez l'environnement Production pour la première fois, contactez l'équipe Meridia afin que nous puissions vous accompagner dans la configuration initiale.
Étape 2 : Soumettre à l'EU IS
Une fois qu'un Shipment a été créé et que tous les champs obligatoires ont été remplis, le statut passe automatiquement à Submission Ready, ce qui indique qu'il est prêt pour la suite.
Consultez “Parcels : Comprendre les parcels” pour savoir comment créer un parcel
Vous pouvez désormais soumettre directement à l'EU IS, sans l'ancienne procédure d'export et d'import.
Ouvrez un parcel Submission Ready.
Cliquez sur le bouton Submit DDS pour l'envoyer directement à l'EU IS, sans export ni import de fichier.
Une fois la soumission effectuée, le système enregistre la date de soumission et confirme sa réception par l'EU IS.
Vous verrez également un numéro de référence EU IS et la date de soumission initiale. Vous pouvez ainsi suivre facilement ce qui a été envoyé et quand.
Le statut du Parcel passe à DDS available.
Vous pouvez aussi vérifier le Parcel ID et le numéro de référence pour confirmer que l'EU IS a bien reçu vos données avec les géodonnées et que la soumission a réussi, ce qui élimine l'incertitude des imports manuels.
Taille maximale des soumissions
L'EU IS impose une taille maximale de 25 MB par soumission. Les Shipments très volumineux devront donc parfois être répartis en plusieurs soumissions.
Meridia Verify vérifie désormais la taille de la soumission avant de l'envoyer à l'EU IS. Si une soumission dépasse la limite de 25 MB, vous recevrez un message clair avant l'envoi, au lieu d'une erreur illisible de l'EU IS.
La taille des données envoyées par Meridia Verify a également été considérablement réduite, si bien que moins de soumissions devraient atteindre cette limite.
Étape 3 : Suivre et gérer les soumissions
Notez que vous disposez de 72 heures pour modifier ou retirer une soumission :
Amend : mettez à jour le parcel ou le dataset et envoyez les modifications à l'EU IS.
Retract : annulez entièrement la soumission.
Passé ce délai de 72 heures, un message indique que le dataset ne peut plus être modifié ni retiré.
Fonctionnalités supplémentaires
Gérer les erreurs de soumission
L'EU IS peut parfois rejeter une soumission, généralement en raison de problèmes de données comme des formes de polygon invalides. Dans ce cas, le statut passe à Submission Error.
En ouvrant le shipment, vous verrez le message d'erreur exact renvoyé par l'EU IS, ce qui vous permet d'identifier rapidement le problème.
La marche à suivre est simple : corrigez le dataset (par exemple, réparez les formes invalides), liez-le à nouveau et soumettez-le de nouveau. Ce retour ciblé évite les tâtonnements et les répétitions inutiles.
Facultatif : génération manuelle du DDS en PDF
La génération manuelle du DDS en PDF reste disponible. Le processus est inchangé : générez, enregistrez et utilisez le fichier selon vos besoins. Ainsi, les équipes peuvent faire la transition à leur rythme sans perdre leurs méthodes habituelles.
Résultat final
En suivant ce processus mis à jour, vous pouvez lier des datasets plus rapidement et avec moins d'erreurs. Grâce à la fusion des tableaux, vous n'avez plus à jongler entre plusieurs pages, et l'intégration EU IS supprime la gestion manuelle des fichiers.
Plus important encore, le système permet désormais des corrections rapides, qu'il s'agisse de mettre à jour une soumission dans le délai de 72 heures ou de répondre à un message d'erreur de l'EU IS par des modifications précises. Cette souplesse se traduit par moins de retards et une plus grande assurance que vos données sont correctes et conformes.
Pour les équipes très occupées, le résultat est une charge administrative réduite et un processus de conformité beaucoup plus fluide, ce qui permet de se concentrer davantage sur les priorités stratégiques et opérationnelles.
L'intégration EU IS fonctionnant désormais avec l'API V3, le même processus peut se poursuivre pendant que la Commission européenne abandonne progressivement la version précédente de l'API.
⚠️ Remarque :
Un WebServiceClientId est requis pour les soumissions EU IS en Production.
L'environnement Acceptance fonctionne comme avant.
L'EU IS impose une taille maximale de 25 MB par soumission ; les Shipments très volumineux devront parfois être répartis.
Assurez-vous que les datasets respectent les critères de conformité avant de les lier, afin d'éviter les rejets de l'EU IS.
N'oubliez pas le délai de 72 heures pour les modifications ou retraits après l'acceptation par l'EU IS.
Surveillez le nouvel indicateur de farm plots critiques lorsque vous évaluez la pertinence d'un dataset.
Même avec l'automatisation, il est judicieux d'effectuer ponctuellement des vérifications manuelles pour garantir l'exactitude des données.
L'export PDF manuel reste disponible si votre processus nécessite une documentation hors ligne.
Résumé
Cette mise à jour constitue une réelle avancée dans la simplification de la gestion des Shipments et des soumissions de DDS. En supprimant les clics inutiles, en fusionnant les vues et en s'intégrant directement à l'EU IS, elle élimine les frictions qui ralentissaient l'ancien processus.
L'intégration EU IS fonctionne désormais avec l'API V3. Pour les soumissions en Production, un WebServiceClientId doit être configuré, et l'EU IS impose une taille maximale de soumission de 25 MB. Meridia Verify vérifie ces exigences dans le cadre du processus de soumission pour aider à identifier les problèmes avant l'envoi des données.
Que vous soyez un utilisateur expérimenté ou que vous découvriez ces outils, le processus amélioré vous permet de moins vous soucier des mécanismes de soumission et de vous concentrer davantage sur la qualité de vos données.