1. Qu'est-ce que le Data Vault ?
Le Data Vault est un espace de stockage sécurisé pour les parcels liés à des datasets prêts pour l'audit. Une fois qu'un parcel et son dataset lié sont ajoutés au vault, ils ne peuvent plus être modifiés (sauf si un admin les retire du vault, voir les détails ci-dessous), ce qui garantit l'intégrité des données et la conformité.
Il vous aide pour :
la conformité
la simplification du contrôle des accès
la préparation des entreprises aux audits éventuels
Avec le renforcement de la surveillance réglementaire, disposer d'un référentiel de données structuré et centralisé sera indispensable pour les organisations qui traitent de grands volumes d'informations sensibles.
2. Pourquoi le Data Vault est-il important ?
2.1 Conformité réglementaire et préparation aux audits
La Commission européenne définit actuellement des profils de risque pour les différents pays. Les pays ou organisations à risque plus élevé seront audités plus fréquemment que ceux à risque plus faible. En outre, les entreprises devront conserver leur documentation de diligence raisonnable pendant 5 ans et être prêtes pour un audit.
Le Data Vault garantit que toute la documentation nécessaire est bien organisée et disponible immédiatement en cas d'audit.
2.2 Accès contrôlé & gestion sécurisée des données
Gérer l'accès à de grands datasets peut être complexe, surtout lorsque vous travaillez avec des parties prenantes externes comme des suppliers et des traders.
Le Data Vault offrira un moyen structuré et sécurisé de contrôler les accès :
Des droits d'accès (bientôt disponibles) pour garantir que les auditeurs ne voient que les datasets que vous souhaitez leur montrer.
Le système permettra aux entreprises d'examiner et de valider les données avant de les partager en externe. Il garantira aussi que personne ne puisse modifier ou altérer les données une fois qu'elles ont été validées.
2.3 Organisation efficace des données
À mesure que les datasets s'accumulent, il devient essentiel de les gérer et de les parcourir efficacement. Le Data Vault offre :
Un référentiel centralisé pour éviter des datasets encombrés et désorganisés.
La possibilité de filtrer et trier les datasets selon des préférences prédéfinies.
Des liens entre les datasets et les parcels de données vérifiés, garantissant cohérence et légitimité.
3. Principales fonctionnalités du Data Vault
Regardez cette courte vidéo sur les principales fonctionnalités du Data Vault, ou faites défiler la page pour lire un guide détaillé étape par étape.
Comment ajouter des datasets au Vault
Droits d'accès : un admin comme un creator peuvent ajouter un Parcel au data vault. En revanche, seul un admin peut retirer un Parcel du data vault.
Les datasets ne peuvent pas être ajoutés au vault directement depuis l'écran Dataset.
Ils doivent être ajoutés depuis l'écran Parcel en suivant ces étapes :
Accédez à la page Parcel. Créez un parcel et liez-le à une shipment spécifique. (Voir ce tutoriel)
Vérifiez que le parcel est lié à un dataset (le statut affichera "Linked")
Faites défiler vers la droite et cliquez sur les trois points à droite.
Si vous êtes admin ou creator, vous pouvez sélectionner "Add to Vault" ; une fois dans le vault, le statut du dataset sera mis à jour en conséquence.
Par exemple, un Parcel ID (PID-129) et son dataset associé seront marqués comme vaulted une fois ajoutés au Data Vault.
Une fois le Parcel placé dans le vault, ni lui ni le dataset ne peuvent être modifiés, sauf s'ils sont retirés du vault par un admin. Seul un admin peut retirer un Parcel du data vault.
Consulter les datasets du vault
Pour consulter tous les datasets stockés dans le vault :
Accédez à l'écran Data Vault.
Cliquez sur un parcel pour afficher plus de détails, notamment le Bill of Lading et le Due Diligence Statement. Les noms des datasets liés apparaissent également en bas.
Comment retirer un dataset du Vault
Si nécessaire, les datasets peuvent être retirés du vault, mais uniquement par un admin :
Cliquez sur les trois points à côté du dataset.
Si un admin sélectionne "Remove from Vault", le dataset redevient modifiable.
Remarque : seul un admin peut retirer un parcel du data vault, afin de garantir que le parcel et son dataset associé restent prêts pour l'audit.
Si les creators pouvaient également retirer des datasets et des parcels du vault, ces données, censées être prêtes pour l'audit, risqueraient de ne plus y être stockées.
Filtrer & rechercher des datasets
À mesure que des datasets sont ajoutés au vault, les options de filtrage facilitent la recherche des informations dont vous avez besoin. Le filtre se trouve en haut à droite. Utilisez les filtres pour trier par nom de dataset, date d'ajout au vault, admin ou creator ayant effectué l'ajout, commodity, origine et parcels liés.
Vous pouvez aussi trier la vue principale par Dataset ou par Parcel à l'aide des deux onglets principaux en haut.
Audit Trail pour la sécurité des données
Le Data Vault comprend un Audit Trail, qui garantit une transparence et une sécurité totales.
Voici quelques exemples de filtres de l'audit trail :
Horodatage des actions effectuées.
Utilisateurs ayant effectué l'action et leur rôle.
Détails de l'action, comme l'ajout ou le retrait d'un dataset.
Les filtres vous permettent d'affiner votre recherche par horodatage, origine, parcel ID et d'autres critères, pour une confiance totale dans la sécurité de vos données.
En conclusion
Le Data Vault garde vos données sécurisées, organisées et prêtes pour l'audit. Grâce au contrôle des accès et au suivi, il simplifie la conformité et la gestion des risques.