1. Introduction
Ce tutoriel a pour objectif de vous guider dans la création d'un Due Diligence Statement (DDS) à l'aide de notre nouvelle fonctionnalité. Il s'agit d'une exigence essentielle du règlement de l'UE sur la déforestation (EUDR) pour garantir la conformité et la traçabilité de commodities comme le cacao, l'huile de palme et le café.
Vous pouvez regarder la vidéo ci-dessous ou suivre les instructions.
En accédant au Verify portal, vous remarquerez deux onglets nécessaires pour générer le DDS :
Parcels: où les parcels peuvent être créés et liés à des datasets.
DDS Repository: un emplacement centralisé pour stocker tous les due diligence statements.
2. Principales étapes pour générer un DDS :
Avertissement : dans ce tutoriel, le parcel ID-129 (PID-129) est utilisé comme exemple, avec l'Ouganda comme pays d'origine.
Étape 01 : Créer un parcel
Pour créer un DDS, vous devez d'abord créer un parcel lié à un dataset. Accédez à l'onglet 'Parcels' dans la barre latérale et cliquez sur 'Add New' pour lancer le processus et saisir les informations du parcel.
Les utilisateurs commencent par saisir les 'Parcel details', qui comprennent des champs obligatoires et facultatifs .
Les champs obligatoires sont les suivants :
Commodity Type (par exemple, cacao)
HS Code (met à jour automatiquement la description)
Origin Country (à sélectionner dans un menu déroulant)
Net Weight
Harvest Date (à sélectionner dans un calendrier)
Étape 02 : Fournir les informations logistiques
Notez que les informations logistiques comprennent des champs obligatoires et facultatifs .
Les champs obligatoires sont les suivants :
Destination
Shipping date
Operator address
EORI Number
Étape 03 : Joindre les documents
Cette étape facultative permet aux utilisateurs d'ajouter les connaissements (bill of lading).
Notez toutefois qu'un connaissement constitue une preuve précieuse qu'une expédition a bien eu lieu et un élément essentiel de la piste d'audit. Il permet de conserver ces informations avec le parcel, ce qui peut être déterminant lors d'un audit par les autorités nationales compétentes.
Les fichiers pris en charge par le système sont : .pdf, docx, xlsx, jpeg, csv, jpg, & png.
Étape 04 : Lier les datasets
Lorsque vous liez des datasets à des parcels, vous remarquerez que seuls les datasets correspondant à l'origine et à la commodity concernées (par exemple, Ouganda, cacao) sont affichés. Cette fonctionnalité aide à limiter les erreurs en évitant que les utilisateurs sélectionnent par inadvertance des données sans rapport.
En plus de réduire les erreurs, lier des datasets permet aux utilisateurs de générer un due diligence statement et un fichier GeoJSON contenant toutes les données géospatiales nécessaires. Ce processus garantit une traçabilité précise et complète.
Pour garantir une traçabilité précise, les utilisateurs peuvent sélectionner plusieurs datasets, car les parcels peuvent provenir de différents farm plots enregistrés dans des datasets distincts. La traçabilité est également un facteur clé de la conformité EUDR.
Étape 05 : Générer le DDS
Après avoir sélectionné les datasets liés au parcel, l'étape suivante permet de choisir 'Generate DDS' ou 'Upload a File' , cette dernière option servant à importer un fichier DDS existant.
L'option 'Upload a File' existe car les utilisateurs peuvent utiliser un autre système pour générer leur propre due diligence statement. Cette fonctionnalité leur permet d'importer directement leur déclaration, ce qui assure la centralisation des informations clés et une intégration fluide avec les processus existants.
Une fois le DDS généré, un Parcel ID est créé (par exemple, PID-129 ) et enregistré automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton 'Save Parcel'.
Étape 06 : Examiner & télécharger les informations :
Après avoir enregistré le parcel, vous pouvez voir le nouveau parcel créé sous le nouvel ID (par exemple, PID-129 ) dans l'onglet Parcels.
Vous pouvez consulter toutes les propriétés et métadonnées de ce parcel en cliquant sur 'See details'.
La section 'See details' offre aux utilisateurs une vue complète de toutes les propriétés du parcel en un seul endroit.
Les utilisateurs peuvent facilement accéder aux informations clés et télécharger tous les documents joints au parcel.
Toutes les informations pertinentes sont ainsi réunies dans une seule vue pour une meilleure facilité d'utilisation.
3. Résumé
La création d'un DDS est une étape essentielle pour assurer la conformité à l'EUDR. En suivant les étapes ci-dessus, vous pouvez lier efficacement les datasets des expéditions et vous assurer que vos commodities respectent les normes de durabilité requises. Pour plus d'informations, consultez les sections DDS Repository et Vault du système.