Giới thiệu
Meridia Verify cung cấp tích hợp trực tiếp với Hệ thống thông tin của EU (EU IS), cho phép người dùng nộp và quản lý Due Diligence Statement (DDS) trực tiếp từ Verify Portal.
Tích hợp này hiện đã được cập nhật để hỗ trợ EU IS API V3, sau khi Ủy ban Châu Âu chuyển đổi khỏi phiên bản API trước đó.
Với tích hợp này, người dùng có thể liên kết dataset với Shipments, nộp DDS trực tiếp lên EU IS, theo dõi trạng thái nộp và quản lý các DDS đã nộp mà không cần quy trình xuất và nhập thủ công.
Cập nhật thuật ngữ: Đối tượng trước đây được gọi là Parcel trong Meridia Verify nay được gọi là Shipment.
Vì sao điều này quan trọng?
Tính năng này rất quan trọng vì không chỉ đáp ứng trụ cột truy xuất nguồn gốc của EUDR mà còn giải quyết một lỗ hổng lớn trong quy trình tuân thủ.
Mặc dù khách hàng đã có thể tạo Due Diligence Statement (DDS) tuân thủ EUDR, việc thiếu tích hợp trực tiếp với Hệ thống thông tin của EU (EU IS) khiến quy trình phải làm thủ công, tốn thời gian và dễ sai sót—gây ra sự kém hiệu quả và làm tăng rủi ro không tuân thủ.
Bằng cách cho phép nộp DDS trực tiếp lên EU IS, giải pháp của chúng tôi trở thành một nền tảng tuân thủ toàn diện từ đầu đến cuối. Điều này giúp giảm gánh nặng hành chính, tăng cường việc tuân thủ quy định và nâng cao lợi thế cạnh tranh của chúng tôi với vai trò là đối tác toàn diện và đáng tin cậy cho việc tuân thủ EUDR.
Các lợi ích chính của tính năng này bao gồm:
Liên kết các Shipments thực tế với dataset, giúp truy xuất nguồn gốc rõ ràng và có thể kiểm toán.
Data vault chống can thiệp, đảm bảo các bản ghi không thể bị sửa đổi hoặc xóa.
Khả năng tạo hoặc tải lên DDS cho từng Shipment được liên kết.
Tạo các bản ghi lâu dài, có thể kiểm toán, kết hợp Shipment, dataset và DDS tại một nơi an toàn.
Tăng sự tin tưởng của khách hàng nhờ dữ liệu chuỗi cung ứng đáng tin cậy, minh bạch và tuân thủ.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn quy trình đã được cải tiến, từ việc tạo và liên kết dataset đến việc nộp DDS trực tiếp lên hệ thống EU IS.
Cách tải lên dataset sẵn sàng cho EU IS
Dưới đây là cách bạn có thể tận dụng tối đa các tính năng mới được cải tiến, kèm ảnh chụp màn hình ở từng bước liên quan để hướng dẫn bạn một cách trực quan.
Bước 1: Cấu hình thông tin đăng nhập EU IS cho Verify portal
Để cho phép tải dữ liệu từ Verify portal lên EU IS, thông tin đăng nhập EUDR API của khách hàng phải được chia sẻ với nhóm Customer Success. Các thông tin cần thiết gồm:
EUDR username: địa chỉ email dùng để đăng nhập vào EU IS.
EUDR password: mật khẩu gắn với email này.
EUDR environment: EU IS cung cấp hai môi trường, Production và Acceptance; cần chỉ định đúng môi trường khi cấu hình.
WebServiceClientId: bắt buộc khi nộp lên môi trường Production.
Nơi tìm WebServiceClientId của bạn
Đối với các lần nộp lên Production, EU IS yêu cầu WebServiceClientId.
Bạn có thể tìm WebServiceClientId của mình trực tiếp trong Hệ thống thông tin của EU:
Đăng nhập vào EU Information System.
Mở Profile của bạn.
Tìm mục Web Services Access.
Tìm Web Services client của bạn.
Sao chép mã định danh client hiển thị bên cạnh.
WebServiceClientId là bắt buộc đối với các lần nộp lên Production. Nếu chưa được cấu hình, việc nộp lên môi trường Production sẽ bị chặn.
Môi trường Acceptance không bị ảnh hưởng và vẫn hoạt động như trước.
Nếu bạn thiết lập cấu hình Production lần đầu, vui lòng liên hệ nhóm Meridia để chúng tôi hỗ trợ thiết lập ban đầu.
Bước 2: Nộp lên EU IS
Khi một Shipment đã được tạo và tất cả các trường bắt buộc đã được điền, trạng thái sẽ tự động chuyển sang Submission Ready, cho biết Shipment đã sẵn sàng để tiếp tục.
Xem “Parcels: Tìm hiểu về Parcels” để biết hướng dẫn tạo parcel
Giờ đây bạn có thể nộp trực tiếp lên EU IS mà không cần quy trình xuất–nhập cũ.
Mở một parcel ở trạng thái Submission Ready.
Nhấp vào nút Submit DDS để gửi trực tiếp lên EU IS — không cần xuất/nhập tệp.
Sau khi nộp, hệ thống sẽ ghi lại ngày nộp và xác nhận EU IS đã nhận được.
Cùng với đó, bạn sẽ thấy số tham chiếu EU IS và ngày nộp ban đầu. Điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi những gì đã được gửi và gửi khi nào.
Trạng thái của Parcel sẽ chuyển thành DDS available.
Bạn cũng có thể kiểm tra Parcel ID và số tham chiếu để xác nhận rằng EU IS đã nhận được dữ liệu của bạn cùng dữ liệu địa lý và việc nộp đã thành công, loại bỏ sự không chắc chắn của việc tải lên thủ công.
Giới hạn dung lượng mỗi lần nộp
EU IS áp dụng dung lượng tối đa 25 MB cho mỗi lần nộp. Do đó, các Shipment rất lớn có thể cần được chia thành nhiều lần nộp.
Meridia Verify hiện kiểm tra dung lượng lần nộp trước khi gửi lên EU IS. Nếu lần nộp vượt quá giới hạn 25 MB, bạn sẽ nhận được thông báo rõ ràng trước khi gửi, thay vì một thông báo lỗi khó hiểu từ EU IS.
Dung lượng dữ liệu do Meridia Verify gửi đi cũng đã được giảm đáng kể, nghĩa là sẽ có ít lần nộp chạm tới giới hạn này hơn.
Bước 3: Theo dõi và quản lý các lần nộp
Điều quan trọng cần lưu ý là bạn có 72 giờ để sửa đổi hoặc rút lại một lần nộp:
Amend: Cập nhật parcel hoặc dataset và gửi các thay đổi lên EU IS.
Retract: Hủy hoàn toàn lần nộp.
Sau khi đã quá 72 giờ, một thông báo sẽ xuất hiện cho biết dataset không thể sửa đổi hoặc rút lại được nữa.
Các tính năng bổ sung
Xử lý lỗi khi nộp
Đôi khi EU IS có thể từ chối một lần nộp, thường do các vấn đề về dữ liệu như hình dạng polygon không hợp lệ. Trong những trường hợp này, trạng thái sẽ chuyển thành Submission Error.
Khi mở shipment, hệ thống sẽ hiển thị chính xác thông báo lỗi trả về từ EU IS, giúp bạn nhanh chóng xác định vấn đề.
Thông điệp rất rõ ràng: sửa dataset (ví dụ: sửa các hình dạng không hợp lệ), liên kết lại và nộp lại. Phản hồi có trọng tâm này giúp tránh phỏng đoán và tránh lặp lại không cần thiết.
Tùy chọn: Tạo PDF DDS thủ công
Tính năng tạo PDF DDS thủ công vẫn khả dụng. Quy trình không thay đổi — tạo, lưu và sử dụng tệp khi cần. Điều này đảm bảo các nhóm có thể chuyển đổi theo tốc độ của riêng mình mà không mất đi các phương pháp đã quen thuộc.
Kết quả cuối cùng
Khi làm theo quy trình cập nhật này, bạn có thể liên kết dataset nhanh hơn và ít lỗi hơn. Bố cục bảng hợp nhất giúp bạn không còn phải chuyển qua lại giữa các trang riêng biệt, trong khi tích hợp EU IS loại bỏ nhu cầu xử lý tệp thủ công.
Quan trọng hơn nữa, hệ thống hiện hỗ trợ chỉnh sửa nhanh, dù là cập nhật lần nộp trong khoảng thời gian 72 giờ hay phản hồi thông báo lỗi từ EU IS bằng các chỉnh sửa chính xác. Sự linh hoạt này giúp giảm chậm trễ và tăng sự tự tin rằng dữ liệu của bạn chính xác và tuân thủ.
Đối với các nhóm bận rộn, kết quả là ít công việc hành chính hơn và quy trình tuân thủ trơn tru hơn nhiều, cho phép tập trung hơn vào các ưu tiên chiến lược và vận hành.
Với tích hợp EU IS hiện chạy trên API V3, quy trình làm việc vẫn có thể tiếp tục như cũ khi Ủy ban Châu Âu loại bỏ dần phiên bản API trước đó.
⚠️ Lưu ý:
WebServiceClientId là bắt buộc đối với các lần nộp lên EU IS ở môi trường Production.
Môi trường Acceptance vẫn hoạt động như trước.
EU IS áp dụng dung lượng tối đa 25 MB cho mỗi lần nộp; các Shipment rất lớn có thể cần được chia nhỏ.
Đảm bảo dataset đáp ứng các tiêu chí tuân thủ trước khi liên kết để tránh bị EU IS từ chối.
Hãy nhớ khoảng thời gian 72 giờ để sửa đổi hoặc rút lại sau khi EU IS chấp nhận.
Hãy chú ý đến chỉ báo farm plot ở mức critical mới khi đánh giá mức độ phù hợp của dataset.
Ngay cả khi đã tự động hóa, bạn vẫn nên thỉnh thoảng kiểm tra thủ công để đảm bảo độ chính xác của dữ liệu.
Tính năng xuất PDF thủ công vẫn khả dụng nếu quy trình của bạn cần tài liệu ngoại tuyến.
Tóm tắt
Bản cập nhật này là một bước tiến thực sự trong việc đơn giản hóa quản lý Shipment và nộp DDS. Bằng cách loại bỏ các thao tác nhấp chuột không cần thiết, hợp nhất các chế độ xem và tích hợp trực tiếp với EU IS, bản cập nhật loại bỏ những trở ngại từng làm chậm quy trình cũ.
Tích hợp EU IS hiện đang chạy trên API V3. Đối với các lần nộp lên Production, cần cấu hình WebServiceClientId, trong khi EU IS áp dụng dung lượng tối đa 25 MB cho mỗi lần nộp. Meridia Verify kiểm tra các yêu cầu này trong quy trình nộp để giúp phát hiện vấn đề trước khi dữ liệu được gửi đi.
Dù bạn là người dùng có kinh nghiệm hay mới bắt đầu sử dụng các công cụ này, quy trình cải tiến giúp bạn bớt bận tâm đến thao tác nộp và tập trung hơn vào chất lượng dữ liệu.