1. Giới thiệu
Chức năng Parcels hiển thị đầy đủ tất cả các parcel và thông tin chi tiết tương ứng. Hướng dẫn này giải thích các tính năng, các hành động có thể thực hiện và các chỉ báo trạng thái để theo dõi mức độ tuân thủ của parcel.
2. Các tính năng của Parcel
Khi truy cập chức năng 'Parcels' , người dùng có thể xem các thông tin chính về từng parcel, chẳng hạn như:
Parcel ID – Mã định danh duy nhất cho từng parcel.
HS Code – Mã số tiêu chuẩn được sử dụng trên toàn cầu để phân loại hàng hóa trong thương mại quốc tế.
Origin – Quốc gia xuất xứ của lô hàng.
Destination– Quốc gia đích mà parcel sẽ được vận chuyển đến.
Shipping Date – Ngày vận chuyển dự kiến
Buyer’s Name – Tên của bên mua
Status – Cho biết giai đoạn chuẩn bị parcel và giúp người dùng xác định các công việc cần làm để hoàn tất parcel.
Các vai trò viewer, creator và admin có thể xem các parcel và thuộc tính của chúng trong chế độ xem dạng bảng và chế độ xem chi tiết parcel, đồng thời áp dụng nhiều bộ lọc khác nhau để tìm và xem một parcel cụ thể.
Các chỉ báo trạng thái của Parcel
Mỗi parcel được gán một trong các nhãn trạng thái sau:
Draft- trạng thái này cho biết chưa phải tất cả các trường bắt buộc đều đã được điền. Trạng thái này cho phép người dùng lưu tiến độ và quay lại sau khi đã có đủ thông tin cần thiết để hoàn tất việc tạo parcel. Tính năng này được thiết kế cho các trường hợp người dùng chưa có đủ thông tin nhưng vẫn muốn tạo parcel và lưu ở trạng thái chưa hoàn tất để hoàn thành sau.
Complete – khi tất cả các trường bắt buộc của thông tin thuộc tính đã được điền, nhưng vẫn cần thêm các bước khác trước khi hoàn tất.
Doc(s) Attached – khi tất cả các trường bắt buộc của thông tin thuộc tính đã được điền và các tài liệu cần thiết cho parcel này (ví dụ: vận đơn) đã được đính kèm.
Linked – trạng thái này cho biết tất cả các trường bắt buộc đã được điền và ít nhất một dataset đã được đính kèm với parcel này. Đây là bước đầu tiên để chuyển parcel vào data vault mà không làm thay đổi dữ liệu. Tuy nhiên, trạng thái này không có nghĩa là có bất kỳ thay đổi cơ bản nào đối với parcel hoặc dataset.
Vaulted – parcel đã được chuyển vào data vault. Vault cung cấp một kho lưu trữ tập trung, an toàn cho các dataset quan trọng, ngăn chặn việc chỉnh sửa vô tình hoặc cố ý.
3. Chi tiết & hành động của Parcel
Xem chi tiết Parcel
Người dùng có thể nhấp vào 'See Details' trên một parcel để xem tóm tắt tất cả thông tin liên quan.
Logistics Information – Do creator, admin hoặc người dùng nhập
Parcel Details – HS code, khối lượng tịnh và ngày thu hoạch
Attached Documents – Vận đơn, due diligence statement và parcel ID
Linked Datasets – Tất cả các bản ghi được liên kết với parcel
Các tùy chọn bổ sung
Người dùng có thể thực hiện một số hành động chính thông qua menu ba chấm.
Archive Parcel –Creator hoặc admin có thể lưu trữ (archive) một parcel nếu xác định parcel đó không còn liên quan.
Creator và admin có thể bỏ lưu trữ (unarchive) một parcel nếu cần chỉnh sửa parcel hoặc cho rằng parcel đã bị lưu trữ nhầm.
Người dùng có thể bỏ lưu trữ một parcel bằng cách lọc các parcel đã lưu trữ và chọn ‘Unarchive’ từ chế độ xem dạng bảng của parcel.
Add to Vault – Chuyển một parcel đã hoàn tất và được xác minh vào vault để phục vụ kiểm toán tuân thủ.
Link Datasets – Người dùng có thể xem và liên kết dataset cho parcel này, cũng như gỡ bỏ hoặc thêm các subset dữ liệu khi cần. Sau khi chỉnh sửa, hệ thống sẽ nhắc tạo DDS mới.
Save Parcel – Tự động cập nhật thông tin chi tiết của parcel khi lưu.
Download Documents – Cho phép người dùng tải xuống các tài liệu đính kèm, bao gồm due diligence statement.
Export Parcel – Tạo tệp GeoJSON, là một yêu cầu tuân thủ EUDR, cùng với due diligence statement.
Các hành động chính này cũng có thể được xem từ chế độ xem Parcels tổng quát khi nhấp vào menu ba chấm.
4. Theo dõi hoạt động của Parcel
Creator và admin có thể xem Parcel Activity, nơi hiển thị các hành động do những người dùng khác nhau thực hiện trên các parcel khác nhau.
Người dùng có thể xem hoạt động theo dấu thời gian, người dùng, vai trò người dùng, mặt hàng (commodity) và xuất xứ. Ngoài ra, người dùng có thể xem lại tất cả các hành động đã thực hiện trên một parcel, chẳng hạn như:
Thêm HS code
Tạo đơn đặt hàng
Xóa dataset
Nhật ký này đảm bảo trách nhiệm giải trình và cho phép người dùng khắc phục mọi sai lệch.
Người dùng cũng có thể áp dụng bộ lọc để xem các hoạt động cụ thể của parcel, giúp dễ dàng sắp xếp các parcel có thể cần chỉnh sửa.
Chọn ‘Audit Trail’ trên tab parcels cũng có thể chuyển người dùng đến trang Audit Trail.
5. Chỉnh sửa Parcel
Nút Edit cho phép người dùng quay lại bước chuẩn bị parcel. Người dùng có thể:
Sửa đổi dữ liệu đã nhập
Liên kết thêm dataset
Đính kèm tài liệu. Sau khi thông tin chính xác được cập nhật và lưu, các thay đổi sẽ được áp dụng cho cùng một Parcel ID.
Nếu người dùng chỉnh sửa parcel bằng cách sửa đổi, thêm hoặc gỡ bỏ các dataset được liên kết, họ sẽ nhận được cảnh báo về các thay đổi được phát hiện. Để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ, bạn nên tạo DDS mới.
Nếu không cập nhật, bạn có thể nộp dữ liệu không chính xác cho Ủy ban Châu Âu hoặc không tuân thủ EUDR, có khả năng dẫn đến bị phạt.
Xin lưu ý rằng đây chỉ là thông báo cảnh báo, người dùng không bắt buộc phải tạo lại DDS.
6. Xuất toàn bộ trang
Viewer, creator và admin có thể xuất tất cả các parcel từ chế độ xem dạng bảng của parcel ở định dạng Excel hoặc CSV. Nếu có áp dụng bộ lọc, chỉ các parcel đã lọc mới được xuất.
7. Tóm tắt
Tính năng Parcels cung cấp các chức năng thiết yếu để theo dõi, cập nhật và quản lý parcel một cách hiệu quả. Người dùng có thể đảm bảo tuân thủ, duy trì hồ sơ chính xác và đơn giản hóa kiểm toán bằng các tính năng sẵn có.
Để được hỗ trợ thêm, hãy tham khảo mục trợ giúp hoặc liên hệ bộ phận hỗ trợ.