1. Data Vault là gì?
Data Vault là kho lưu trữ an toàn dùng để lưu các parcel được liên kết với các dataset đã sẵn sàng cho kiểm toán. Khi một parcel và dataset liên kết của nó được thêm vào vault, chúng sẽ không thể chỉnh sửa được nữa (trừ khi admin gỡ nó khỏi vault - xem chi tiết bên dưới), nhờ đó đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và sự tuân thủ.
Data Vault giúp bạn:
tuân thủ quy định
đơn giản hóa việc kiểm soát quyền truy cập
chuẩn bị cho doanh nghiệp trước các cuộc kiểm toán tiềm năng
Khi việc giám sát theo quy định ngày càng tăng, một kho dữ liệu tập trung và có cấu trúc sẽ là điều thiết yếu đối với các tổ chức xử lý khối lượng lớn thông tin nhạy cảm.
2. Vì sao Data Vault quan trọng?
2.1 Tuân thủ quy định và sẵn sàng kiểm toán
Ủy ban Châu Âu hiện đang xác định hồ sơ rủi ro cho các quốc gia khác nhau. Các quốc gia hoặc tổ chức có rủi ro cao hơn sẽ bị kiểm toán thường xuyên hơn so với các quốc gia hoặc tổ chức có rủi ro thấp hơn. Ngoài ra, các công ty sẽ phải lưu giữ hồ sơ thẩm định (due diligence) trong 5 năm và luôn sẵn sàng cho kiểm toán.
Data Vault đảm bảo rằng mọi tài liệu cần thiết đều được sắp xếp hợp lý và sẵn có khi có kiểm toán.
2.2 Kiểm soát truy cập & quản lý dữ liệu an toàn
Việc quản lý quyền truy cập vào các dataset lớn có thể gặp nhiều thách thức, đặc biệt khi làm việc với các bên liên quan bên ngoài như supplier và thương nhân.
Data Vault sẽ cung cấp một cách có cấu trúc và an toàn để kiểm soát quyền truy cập:
Quyền truy cập (sắp ra mắt) để đảm bảo kiểm toán viên chỉ xem được những dataset mà bạn muốn họ xem.
Hệ thống sẽ cho phép các công ty xem xét và xác thực dữ liệu trước khi chia sẻ ra bên ngoài. Hệ thống cũng đảm bảo không ai có thể chỉnh sửa hoặc can thiệp vào dữ liệu sau khi dữ liệu đã được phê duyệt.
2.3 Sắp xếp dữ liệu hiệu quả
Khi số lượng dataset tăng lên, việc quản lý và tra cứu chúng một cách hiệu quả trở nên rất quan trọng. Data Vault cung cấp:
Một kho lưu trữ tập trung giúp tránh các dataset lộn xộn, thiếu tổ chức.
Khả năng lọc và sắp xếp dataset theo các tùy chọn được thiết lập sẵn.
Liên kết giữa các dataset và các parcel dữ liệu đã được xác minh, đảm bảo tính nhất quán và hợp lệ.
3. Các tính năng chính của Data Vault
Hãy xem video ngắn về các tính năng chính của Data Vault, hoặc cuộn xuống để đọc hướng dẫn chi tiết từng bước.
Cách thêm dataset vào Vault
Quyền truy cập: Cả admin và creator đều có thể thêm Parcel vào data vault. Tuy nhiên, chỉ admin mới có thể gỡ Parcel khỏi data vault.
Không thể thêm dataset vào vault trực tiếp từ màn hình Dataset.
Thay vào đó, bạn phải thêm từ màn hình Parcel theo các bước sau:
Đi đến trang Parcel. Tạo một parcel và liên kết nó với một shipment cụ thể. (Xem hướng dẫn này)
Đảm bảo parcel đã được liên kết với một dataset (trạng thái sẽ hiển thị là "Linked")
Cuộn sang phải và nhấp vào biểu tượng ba chấm ở phía bên phải.
Nếu bạn là admin hoặc creator, bạn có thể chọn "Add to Vault"—sau khi được đưa vào vault, trạng thái của dataset sẽ được cập nhật tương ứng.
Ví dụ: một Parcel ID (PID-129) cùng dataset liên kết sẽ được đánh dấu là vaulted sau khi được thêm vào Data Vault.
Khi Parcel đã được đưa vào vault, cả Parcel lẫn dataset sẽ không thể chỉnh sửa trừ khi admin gỡ chúng khỏi vault. Chỉ admin mới có thể gỡ Parcel khỏi data vault.
Xem các dataset trong Vault
Để xem tất cả các dataset được lưu trong vault:
Đi đến màn hình Data Vault.
Nhấp vào một parcel để xem thêm chi tiết, bao gồm Bill of Lading và Due Diligence Statement. Bạn cũng có thể xem tên các dataset được liên kết ở phía dưới.
Cách gỡ dataset khỏi Vault
Nếu cần, dataset có thể được gỡ khỏi vault nhưng chỉ admin mới thực hiện được:
Nhấp vào biểu tượng ba chấm bên cạnh dataset.
Nếu admin chọn "Remove from Vault"—dataset sẽ trở lại trạng thái có thể chỉnh sửa.
Lưu ý: Lý do chỉ admin mới có thể gỡ parcel khỏi data vault là để đảm bảo parcel và dataset liên kết luôn sẵn sàng cho kiểm toán.
Nếu creator cũng có thể gỡ dataset và parcel khỏi vault, sẽ có rủi ro là dữ liệu này—vốn cần sẵn sàng cho kiểm toán—không còn được lưu trữ ở đó nữa.
Lọc & tìm kiếm dataset
Khi ngày càng nhiều dataset được đưa vào vault, các tùy chọn lọc giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết. Bộ lọc nằm ở góc trên bên phải. Sử dụng bộ lọc để sắp xếp theo tên dataset, ngày đưa vào vault, admin hoặc creator đã thêm, mặt hàng (commodity), xuất xứ và các parcel được liên kết.
Bạn cũng có thể sắp xếp chế độ xem chính theo Dataset hoặc theo Parcel bằng hai tab chính ở phía trên.
Audit Trail để bảo mật dữ liệu
Data Vault bao gồm Audit Trail, đảm bảo tính minh bạch và bảo mật hoàn toàn.
Một số ví dụ về bộ lọc của audit trail:
Dấu thời gian của các hành động đã thực hiện.
Người dùng đã thực hiện hành động và vai trò của họ.
Chi tiết của hành động, chẳng hạn như thêm hoặc gỡ một dataset.
Bộ lọc cho phép bạn thu hẹp kết quả tìm kiếm theo dấu thời gian, xuất xứ, parcel ID và các tiêu chí khác, giúp bạn yên tâm về tính bảo mật của dữ liệu.
Kết luận
Data Vault giúp dữ liệu của bạn được bảo mật, có tổ chức và sẵn sàng cho kiểm toán. Với khả năng kiểm soát truy cập và theo dõi, Data Vault giúp đơn giản hóa việc tuân thủ và quản lý rủi ro.