Questo tutorial illustra il processo di creazione di una Due Diligence Statement (DDS) con la nostra nuova funzionalità. Si tratta di un requisito fondamentale del Regolamento UE sulla deforestazione (EUDR) per garantire la conformità e la tracciabilità di commodity come cacao, olio di palma e caffè.

È possibile guardare il video qui sotto o seguire le istruzioni.

Accedendo al Verify portal, si noteranno due schede necessarie per generare la DDS:

Per creare una DDS, è necessario innanzitutto creare un parcel collegato a un dataset. Andare alla scheda 'Parcels' nella barra laterale e fare clic su 'Add New' per avviare il processo e inserire i dettagli del parcel.

Gli utenti inizieranno inserendo i 'Parcel details', che comprendono campi sia obbligatori sia facoltativi .

I campi obbligatori sono elencati di seguito:

È importante notare che le informazioni logistiche comprendono campi sia obbligatori sia facoltativi .

I campi obbligatori sono elencati di seguito:

Si tratta di un passaggio facoltativo che consente agli utenti di aggiungere i documenti della polizza di carico (bill of lading).

Tuttavia, vale la pena notare che includere una polizza di carico fornisce una prova preziosa dell'avvenuta spedizione, costituendo una parte essenziale dell'audit trail. Ciò contribuisce a garantire che le informazioni siano archiviate insieme al parcel, aspetto che può essere cruciale durante un audit da parte delle autorità nazionali competenti.

I file supportati dal sistema includono: .pdf, docx, xlsx, jpeg, csv, jpg, & png.

Quando si collegano i dataset ai parcel, vengono visualizzati solo i dataset corrispondenti all'origine e alla commodity pertinenti, ad esempio Uganda e cacao. Questa funzione aiuta a ridurre gli errori, impedendo agli utenti di selezionare inavvertitamente dati non correlati.

Oltre a ridurre gli errori, il collegamento dei dataset consente agli utenti di generare una due diligence statement e un file GeoJSON contenente tutti i dati geospaziali necessari. Questo processo garantisce una tracciabilità accurata e completa.

Per garantire una tracciabilità accurata, gli utenti possono selezionare più dataset, poiché i parcel possono provenire da diversi farm plot registrati in dataset separati. La tracciabilità è inoltre un fattore chiave per garantire la conformità all'EUDR.

Dopo aver selezionato i dataset collegati al parcel, il passaggio successivo consente di scegliere 'Generate DDS' oppure 'Upload a File' , che si riferisce al caricamento di un file DDS esistente.

L'opzione 'Upload a File' esiste perché gli utenti potrebbero utilizzare un sistema diverso per generare la propria due diligence statement. Questa funzione consente di caricare direttamente la dichiarazione, garantendo la centralizzazione delle informazioni chiave e un'integrazione immediata con i processi esistenti.

Una volta generata, viene creato un Parcel ID , ad esempio PID-129 , che viene salvato automaticamente facendo clic sul pulsante 'Save Parcel'.

Dopo aver salvato il parcel, è possibile visualizzare il nuovo parcel creato con il nuovo ID, ad esempio PID-129 , nella scheda Parcels.

È possibile visualizzare tutte le proprietà e i metadati relativi a questo specifico parcel facendo clic su 'See details'.

La sezione 'See details' offre agli utenti una visione completa di tutte le proprietà del parcel in un unico punto.

La creazione di una DDS è un passaggio fondamentale per garantire la conformità all'EUDR. Seguendo i passaggi descritti sopra, è possibile collegare in modo efficiente i dataset delle spedizioni e garantire che le proprie commodity soddisfino gli standard di sostenibilità richiesti. Per ulteriori indicazioni, consultare le sezioni DDS Repository e Vault del sistema.