1. Che cos'è il Data Vault?
Il Data Vault è un archivio sicuro in cui conservare i parcel collegati a dataset pronti per l'audit. Una volta aggiunti al vault, un parcel e il relativo dataset collegato non possono più essere modificati (a meno che un admin non li rimuova dal vault; vedere i dettagli più avanti), garantendo l'integrità dei dati e la conformità.
Aiuta a:
conformità
semplificare il controllo degli accessi
preparare le aziende a potenziali audit
Con l'aumento della vigilanza normativa, disporre di un archivio dati strutturato e centralizzato sarà essenziale per le organizzazioni che gestiscono grandi volumi di informazioni sensibili.
2. Perché il Data Vault è importante?
2.1 Conformità normativa e preparazione agli audit
La Commissione europea sta attualmente definendo i profili di rischio dei diversi paesi. I paesi o le organizzazioni a rischio più elevato saranno sottoposti ad audit con maggiore frequenza rispetto a quelli a rischio più basso. Inoltre, le aziende dovranno conservare la propria documentazione di due diligence per 5 anni ed essere pronte per un audit.
Il Data Vault garantisce che tutta la documentazione necessaria sia ben organizzata e prontamente disponibile in caso di audit.
2.2 Accesso controllato & gestione sicura dei dati
Gestire l'accesso a grandi dataset può essere complesso, soprattutto quando si lavora con stakeholder esterni come supplier e trader.
Il Data Vault offrirà un modo strutturato e sicuro per controllare gli accessi:
Diritti di accesso (prossimamente disponibili) per garantire che gli auditor vedano solo i dataset che si desidera mostrare.
Il sistema consentirà alle aziende di rivedere e convalidare i dati prima di condividerli all'esterno. Garantirà inoltre che nessuno possa modificare o manomettere i dati una volta approvati.
2.3 Organizzazione efficiente dei dati
Con l'accumularsi dei dataset, gestirli e consultarli in modo efficiente diventa fondamentale. Il Data Vault offre:
Un archivio centralizzato per evitare dataset confusi e disorganizzati.
La possibilità di filtrare e ordinare i dataset in base a preferenze preimpostate.
Collegamenti tra i dataset e i parcel di dati verificati, garantendo coerenza e legittimità.
3. Funzionalità principali del Data Vault
Guardare questo breve video sulle funzionalità principali del Data Vault, oppure scorrere più in basso per leggere una guida dettagliata passo dopo passo.
Come aggiungere dataset al Vault
Diritti di accesso: sia un admin sia un creator possono aggiungere un Parcel al data vault. Tuttavia, solo un admin può rimuovere un Parcel dal data vault.
I dataset non possono essere aggiunti al vault direttamente dalla schermata Dataset.
Devono invece essere aggiunti dalla schermata Parcel seguendo questi passaggi:
Andare alla pagina Parcel. Creare un parcel e collegarlo a una spedizione specifica. (Vedere questo tutorial)
Verificare che il parcel sia collegato a un dataset (lo stato mostrerà "Linked")
Scorrere verso destra e fare clic sui tre puntini sul lato destro.
Se si è admin o creator, è possibile selezionare "Add to Vault": una volta inserito nel vault, lo stato del dataset verrà aggiornato di conseguenza.
Ad esempio, un Parcel ID (PID-129) con il relativo dataset verrà contrassegnato come vaulted una volta aggiunto al Data Vault.
Una volta inserito il Parcel nel vault, né il parcel né il dataset potranno essere modificati, a meno che un admin non li rimuova dal vault. Solo un admin può rimuovere un Parcel dal data vault.
Visualizzare i dataset nel vault
Per visualizzare tutti i dataset archiviati nel vault:
Andare alla schermata Data Vault.
Fare clic su un parcel per visualizzare ulteriori dettagli, tra cui la Bill of Lading e la Due Diligence Statement. In basso sono visibili anche i nomi dei dataset collegati.
Come rimuovere un dataset dal Vault
Se necessario, i dataset possono essere rimossi dal vault, ma solo da un admin:
Fare clic sui tre puntini accanto al dataset.
Se un admin seleziona "Remove from Vault", il dataset torna modificabile.
Nota: solo un admin può rimuovere un parcel dal data vault per garantire che il parcel e il relativo dataset restino pronti per l'audit.
Se anche i creator potessero rimuovere dataset e parcel dal vault, ci sarebbe il rischio che questi dati, destinati a essere pronti per l'audit, non vi siano più conservati.
Filtrare & cercare i dataset
Man mano che aumentano i dataset nel vault, le opzioni di filtro rendono più semplice trovare le informazioni necessarie. Il filtro si trova in alto a destra. Utilizzare i filtri per ordinare per nome del dataset, data di inserimento nel vault, admin o creator che lo ha aggiunto, commodity, origine e parcel collegati.
È inoltre possibile ordinare la vista principale per Dataset o per Parcel utilizzando le due schede principali in alto.
Audit Trail per la sicurezza dei dati
Il Data Vault include un Audit Trail che garantisce piena trasparenza e sicurezza.
Alcuni esempi di filtri dell'audit trail sono:
Timestamp delle azioni eseguite.
Utenti che hanno eseguito l'azione e relativo ruolo.
Dettagli dell'azione, come l'aggiunta o la rimozione di un dataset.
I filtri consentono di affinare la ricerca per timestamp, origine, parcel ID e altri criteri, garantendo fiducia nella sicurezza dei dati.
Conclusioni
Il Data Vault mantiene i dati sicuri, organizzati e pronti per l'audit. Grazie all'accesso controllato e al tracciamento, semplifica la conformità e la gestione dei rischi.