1. Introduzione
La funzionalità Parcels mostra in modo completo tutti i parcel e i relativi dettagli. Questa guida ne illustra le funzionalità, le azioni disponibili e gli indicatori di stato per monitorare la conformità dei parcel.
2. Funzionalità dei parcel
Accedendo alla funzionalità 'Parcels' , gli utenti possono visualizzare le informazioni chiave su ciascun parcel, come:
Parcel ID: un identificativo univoco per ciascun parcel.
HS Code: codici numerici standardizzati utilizzati a livello mondiale per classificare le merci nel commercio internazionale.
Origin : il paese di origine della spedizione.
Destination: il paese di destinazione in cui verrà spedito il parcel.
Shipping Date: data di spedizione prevista
Buyer’s Name: il nome dell'acquirente
Status : indica la fase di preparazione del parcel e aiuta gli utenti a identificare le attività necessarie per finalizzarlo.
I ruoli viewer, creator e admin possono visualizzare i parcel e i relativi attributi nella vista tabellare e nella vista di dettaglio dei parcel e applicare vari filtri per trovare e visualizzare un parcel specifico.
Indicatori di stato dei parcel
A ciascun parcel viene assegnata una delle seguenti etichette di stato:
Draft- questo stato indica che non tutti i campi obbligatori sono stati compilati. Consente agli utenti di salvare i progressi e tornare in seguito, quando saranno disponibili tutte le informazioni necessarie per completare la creazione del parcel. Questa funzione è pensata per le situazioni in cui gli utenti non dispongono ancora di tutte le informazioni ma desiderano comunque creare un parcel e salvarlo come incompleto per completarlo in seguito.
Complete: quando tutti i campi obbligatori delle informazioni sugli attributi sono stati compilati, ma sono ancora necessari altri passaggi prima della finalizzazione.
Doc(s) Attached: quando tutti i campi obbligatori delle informazioni sugli attributi sono stati compilati e i documenti necessari per il parcel (ad es. la polizza di carico) sono stati allegati.
Linked: lo stato indica che tutti i campi obbligatori sono stati compilati e che almeno un dataset è collegato al parcel. Rappresenta il primo passo verso il trasferimento di un parcel nel data vault, senza alterare i dati. Tuttavia, non implica alcuna modifica sostanziale al parcel o al dataset.
Vaulted: il parcel è stato trasferito nel data vault. Il vault offre un archivio centralizzato e sicuro per i dataset essenziali, impedendo modifiche accidentali o intenzionali.
3. Dettagli & azioni del parcel
Visualizzare i dettagli del parcel
Gli utenti possono fare clic su 'See Details' in un parcel per visualizzare un riepilogo di tutte le informazioni collegate.
Logistics Information: inserite dal creator, dall'admin o dall'utente
Parcel Details: HS code, peso netto e data di raccolta
Attached Documents: polizza di carico, due diligence statement e parcel ID
Linked Datasets: tutti i record collegati associati al parcel
Opzioni aggiuntive
Gli utenti possono eseguire diverse azioni chiave tramite il menu a tre puntini.
Archive Parcel: un creator o un admin può archiviare un parcel se ritiene che non sia più pertinente.
Un creator e un admin possono ripristinare un parcel archiviato se devono modificarlo o ritengono che sia stato archiviato per errore.
L'utente può ripristinare un parcel archiviato filtrando i parcel archiviati e selezionando ‘Unarchive’ dalla vista tabellare dei parcel.
Add to Vault: sposta un parcel finalizzato e verificato nel vault per gli audit di conformità.
Link Datasets: gli utenti possono visualizzare e collegare i dataset per questo parcel, nonché rimuovere o aggiungere subset di dati secondo necessità. Dopo le modifiche, il sistema richiede di generare una nuova DDS.
Save Parcel: aggiorna automaticamente i dettagli del parcel al salvataggio.
Download Documents: consente agli utenti di scaricare i documenti allegati, inclusa la due diligence statement.
Export Parcel: genera un file GeoJSON, requisito per la conformità all'EUDR, insieme alla due diligence statement.
Le stesse azioni chiave sono disponibili anche nella vista generale Parcels facendo clic sul menu a tre puntini.
4. Monitorare l'attività dei parcel
Un creator e un admin possono visualizzare la Parcel Activity, in cui sono mostrate le azioni eseguite sui diversi parcel dai diversi utenti.
Gli utenti possono visualizzare l'attività per timestamp, utente, ruolo utente, commodity e origine. Inoltre, possono esaminare tutte le azioni eseguite su un parcel, come:
Aggiunte di HS code
Creazione di ordini di acquisto
Eliminazioni di dataset
Questo registro garantisce la responsabilità delle azioni e consente agli utenti di analizzare eventuali discrepanze.
Gli utenti possono anche applicare filtri per visualizzare attività specifiche dei parcel, rendendo più semplice individuare i parcel che potrebbero richiedere correzioni.
Selezionando ‘Audit Trail’ nella scheda Parcels, l'utente può anche essere reindirizzato alla pagina Audit Trail.
5. Modificare un parcel
Il pulsante Edit consente agli utenti di tornare alla fase di preparazione del parcel. Gli utenti possono:
Modificare i dati inseriti
Collegare dataset aggiuntivi
Allegare documenti. Una volta aggiornate e salvate le informazioni corrette, le modifiche verranno applicate allo stesso Parcel ID.
Se un utente modifica un parcel cambiando, aggiungendo o rimuovendo dataset collegati, riceve un avviso che segnala le modifiche rilevate. Per garantire accuratezza e conformità, si consiglia di generare una nuova DDS.
Il mancato aggiornamento potrebbe comportare la presentazione di dati errati alla Commissione europea o la non conformità all'EUDR, con possibili sanzioni.
Si tratta solo di un messaggio di avviso: gli utenti non sono obbligati a rigenerare la DDS.
6. Esportazione dell'intera pagina
Viewer, creator e admin possono esportare tutti i parcel dalla vista tabellare dei parcel in formato Excel o CSV. Se sono applicati filtri, verranno esportati solo i parcel filtrati.
7. Riepilogo
La funzionalità Parcels offre strumenti essenziali per tracciare, aggiornare e gestire le parcels in modo efficiente. Grazie alle funzionalità disponibili, gli utenti possono garantire la conformità, mantenere registri accurati e semplificare gli audit.
Per ulteriore assistenza, consultare la sezione di aiuto o contattare il supporto.