Introduzione
Meridia Verify offre un'integrazione diretta con l'EU Information System (EU IS), che consente agli utenti di presentare e gestire le Due Diligence Statement (DDS) direttamente dal Verify Portal.
L'integrazione è stata ora aggiornata per supportare l'EU IS API V3, in seguito all'abbandono della precedente versione dell'API da parte della Commissione europea.
Grazie a questa integrazione, gli utenti possono collegare i dataset agli Shipments, presentare le DDS direttamente all'EU IS, monitorare lo stato della presentazione e gestire le DDS presentate senza dover ricorrere a un processo manuale di esportazione e importazione.
Aggiornamento della terminologia: ciò che in precedenza in Meridia Verify era chiamato Parcel ora si chiama Shipment.
Perché è importante?
Questa funzionalità è fondamentale perché non solo risponde al pilastro della tracciabilità dell'EUDR, ma colma anche una lacuna importante nel flusso di lavoro di conformità.
Sebbene i clienti possano già generare Due Diligence Statement (DDS) conformi all'EUDR, la mancanza di un'integrazione diretta con l'EU Information System (EU IS) rende il processo manuale, lungo e soggetto a errori, introducendo inefficienze e aumentando il rischio di non conformità.
Consentendo la presentazione diretta delle DDS all'EU IS, la nostra soluzione si evolve in una vera piattaforma di conformità end-to-end. Ciò riduce l'onere amministrativo, rafforza il rispetto delle normative e accresce il nostro vantaggio competitivo, posizionandoci come partner completo e affidabile per la conformità all'EUDR.
I principali vantaggi di questa funzionalità includono:
Associazione degli Shipments fisici ai dataset, per una tracciabilità chiara e verificabile.
Data vault a prova di manomissione, che garantisce che i record non possano essere modificati o eliminati.
Possibilità di generare o caricare una DDS per ogni Shipment collegato.
Creazione di record permanenti e verificabili che riuniscono Shipment, dataset e DDS in un'unica posizione sicura.
Maggiore fiducia da parte dei clienti, grazie a dati della catena di approvvigionamento affidabili, trasparenti e conformi.
In questo tutorial illustreremo il flusso di lavoro migliorato, dalla creazione e dal collegamento dei dataset fino alla presentazione delle DDS direttamente al sistema EU IS.
Come caricare dataset pronti per l'EU IS
Di seguito viene illustrato come sfruttare al meglio le nuove funzionalità migliorate, con screenshot inseriti in ogni passaggio pertinente per guidarLa visivamente nel processo.
Passaggio 1: Configurare le credenziali EU IS per il Verify portal
Per abilitare i caricamenti dal Verify portal all'EU IS, le credenziali API EUDR del cliente devono essere condivise con il team Customer Success. Le credenziali richieste sono:
EUDR username: l'indirizzo email utilizzato per accedere all'EU IS.
EUDR password: la password associata a questo indirizzo email.
EUDR environment: l'EU IS prevede due ambienti, Production e Acceptance; durante la configurazione è necessario specificare l'ambiente corretto.
WebServiceClientId: obbligatorio per le presentazioni nell'ambiente Production.
Dove trovare il proprio WebServiceClientId
Per le presentazioni in Production, l'EU IS richiede un WebServiceClientId.
Il WebServiceClientId si trova direttamente nell'EU Information System:
Accedere all'EU Information System.
Aprire il proprio Profile.
Individuare la sezione Web Services Access.
Individuare il proprio client Web Services.
Copiare l'identificativo del client visualizzato accanto.
Il WebServiceClientId è obbligatorio per le presentazioni in Production. Se non è stato configurato, la presentazione nell'ambiente Production verrà bloccata.
L'ambiente Acceptance non è interessato e continua a funzionare come prima.
Se si sta configurando l'ambiente Production per la prima volta, contattare il team Meridia, che fornirà supporto per la configurazione iniziale.
Passaggio 2: Presentare all'EU IS
Una volta creato uno Shipment e compilati tutti i campi obbligatori, lo stato passerà automaticamente a Submission Ready, a indicare che è pronto per procedere.
Consultare “Parcels: Understanding the Parcels” per le istruzioni sulla creazione di un parcel
Ora è possibile presentare direttamente all'EU IS senza la vecchia procedura di esportazione e importazione.
Aprire un parcel in stato Submission Ready.
Fare clic sul pulsante Submit DDS per inviarlo direttamente all'EU IS, senza bisogno di esportare o importare file.
Una volta effettuata la presentazione, il sistema registra la data di presentazione e conferma che l'EU IS l'ha ricevuta.
Verranno inoltre visualizzati un numero di riferimento EU IS e la data della presentazione originale. In questo modo è facile tenere traccia di cosa è stato inviato e quando.
Lo stato del Parcel passerà a DDS available.
È inoltre possibile controllare il Parcel ID e il numero di riferimento per verificare che l'EU IS abbia ricevuto i dati con i dati geografici e che la presentazione sia andata a buon fine, eliminando l'incertezza dei caricamenti manuali.
Limite di dimensione della presentazione
L'EU IS impone una dimensione massima di 25 MB per presentazione. Gli Shipments molto grandi potrebbero quindi dover essere suddivisi in più presentazioni.
Meridia Verify ora controlla la dimensione della presentazione prima di inviarla all'EU IS. Se una presentazione supera il limite di 25 MB, verrà visualizzato un messaggio chiaro prima dell'invio, invece di un errore illeggibile dell'EU IS.
Anche il payload inviato da Meridia Verify è stato notevolmente ridotto, per cui si prevede che meno presentazioni raggiungano questo limite.
Passaggio 3: Monitorare e gestire le presentazioni
È importante notare che si hanno 72 ore di tempo per modificare o ritirare una presentazione:
Amend: aggiornare il parcel o il dataset e inviare le modifiche all'EU IS.
Retract: annullare completamente la presentazione.
Trascorse 72 ore, verrà visualizzato un messaggio che indica che il dataset non può più essere modificato o ritirato.
Funzionalità aggiuntive
Gestione degli errori di presentazione
A volte l'EU IS può respingere una presentazione, di solito a causa di problemi nei dati come forme di polygon non valide. In questi casi, lo stato passa a Submission Error.
Aprendo lo shipment verrà visualizzato l'esatto messaggio di errore restituito dall'EU IS, consentendo di identificare rapidamente il problema.
Il messaggio è chiaro: correggere il dataset (ad esempio riparando le forme non valide), ricollegarlo e ripresentarlo. Questo riscontro mirato evita congetture e ripetizioni inutili.
Facoltativo: generazione manuale del PDF della DDS
La generazione manuale del PDF della DDS è ancora disponibile. Il processo non è cambiato: generare, salvare e utilizzare il file secondo necessità. In questo modo i team possono effettuare la transizione con i propri tempi senza perdere i metodi consolidati.
Risultato finale
Seguendo questo processo aggiornato, è possibile collegare i dataset più rapidamente e con meno errori. Il layout a tabella unificata evita di dover passare da una pagina all'altra, mentre l'integrazione con l'EU IS elimina la necessità di gestire manualmente i file.
Ancora più importante, il sistema ora supporta correzioni rapide, sia che si tratti di aggiornare una presentazione entro la finestra di 72 ore sia di rispondere a un messaggio di errore dell'EU IS con modifiche mirate. Questa agilità si traduce in meno ritardi e in una maggiore certezza che i dati siano corretti e conformi.
Per i team impegnati, il risultato è un minore carico amministrativo e un flusso di lavoro di conformità molto più fluido, che consente di concentrarsi maggiormente sulle priorità strategiche e operative.
Con l'integrazione EU IS ora basata su API V3, lo stesso flusso di lavoro può proseguire mentre la Commissione europea dismette gradualmente la precedente versione dell'API.
⚠️ Nota:
Per le presentazioni all'EU IS in Production è necessario un WebServiceClientId.
L'ambiente Acceptance continua a funzionare come prima.
L'EU IS impone una dimensione massima di 25 MB per presentazione; gli Shipments molto grandi potrebbero dover essere suddivisi.
Verificare che i dataset soddisfino i criteri di conformità prima di collegarli, per evitare respingimenti da parte dell'EU IS.
Ricordare la finestra di 72 ore per modifiche o ritiri dopo l'accettazione da parte dell'EU IS.
Tenere d'occhio il nuovo indicatore dei farm plot Critical quando si valuta l'idoneità di un dataset.
Anche con l'automazione, è consigliabile effettuare occasionalmente controlli manuali per garantire l'accuratezza dei dati.
L'esportazione manuale in PDF resta disponibile se il proprio processo richiede documentazione offline.
Riepilogo
Questo aggiornamento rappresenta un vero passo avanti nella semplificazione della gestione degli Shipments e della presentazione delle DDS. Eliminando clic superflui, unificando le viste e integrandosi direttamente con l'EU IS, rimuove gli ostacoli che rallentavano il vecchio processo.
L'integrazione EU IS è ora basata su API V3. Per le presentazioni in Production deve essere configurato un WebServiceClientId, mentre l'EU IS impone una dimensione massima di presentazione di 25 MB. Meridia Verify controlla questi requisiti nell'ambito del flusso di presentazione per aiutare a identificare i problemi prima dell'invio dei dati.
Che si tratti di utenti esperti o alle prime armi con questi strumenti, il flusso di lavoro migliorato consente di concentrarsi meno sugli aspetti tecnici della presentazione e più sulla qualità dei dati.