1. Pendahuluan
Fungsi Parcels menampilkan semua parcel beserta detailnya secara menyeluruh. Panduan ini menjelaskan fitur-fiturnya, tindakan yang tersedia, dan indikator status untuk melacak kepatuhan parcel.
2. Fitur Parcel
Saat membuka fungsi 'Parcels' , pengguna dapat melihat informasi penting tentang setiap parcel, seperti:
Parcel ID – Identifier unik untuk setiap parcel.
HS Code – Kode numerik standar yang digunakan secara global untuk mengklasifikasikan barang dalam perdagangan internasional.
Origin – Negara asal pengiriman.
Destination– Negara tujuan pengiriman parcel.
Shipping Date – Tanggal pengiriman yang dijadwalkan
Buyer’s Name – Nama pihak pembeli
Status – Menunjukkan tahap persiapan parcel dan membantu pengguna mengidentifikasi tugas yang perlu diselesaikan untuk memfinalisasi parcel.
Peran viewer, creator, dan admin dapat melihat parcel beserta atributnya di tampilan tabel parcel dan tampilan detail parcel, serta menerapkan berbagai filter untuk menemukan dan melihat parcel tertentu.
Indikator Status Parcel
Setiap parcel diberi salah satu label status berikut:
Draft- status ini menunjukkan bahwa belum semua kolom wajib diisi. Status ini memungkinkan pengguna menyimpan progres dan kembali lagi nanti saat semua informasi yang diperlukan tersedia untuk menyelesaikan pembuatan parcel. Fitur ini dirancang untuk situasi ketika pengguna belum memiliki semua informasi tetapi tetap ingin membuat parcel dan menyimpannya sebagai belum lengkap untuk dilengkapi nanti.
Complete – ketika semua kolom wajib pada informasi atribut telah diisi, tetapi masih ada langkah tambahan yang diperlukan sebelum finalisasi.
Doc(s) Attached – ketika semua kolom wajib pada informasi atribut telah diisi dan dokumen yang diperlukan untuk parcel ini (misalnya, bill of lading) telah dilampirkan.
Linked – status ini menunjukkan bahwa semua kolom wajib telah diisi dan setidaknya satu dataset telah dilampirkan ke parcel ini. Status ini menandai langkah pertama menuju pemindahan parcel ke data vault, tanpa mengubah data. Namun, status ini tidak berarti ada perubahan mendasar pada parcel atau dataset.
Vaulted – parcel telah dipindahkan ke data vault. Vault menyediakan repositori terpusat dan aman untuk dataset penting, sehingga mencegah pengeditan yang tidak disengaja maupun disengaja.
3. Detail & Tindakan Parcel
Melihat Detail Parcel
Pengguna dapat mengklik 'See Details' pada sebuah parcel untuk melihat ringkasan semua informasi yang terhubung.
Logistics Information – Diisi oleh creator, admin, atau pengguna
Parcel Details – HS code, berat bersih, dan tanggal panen
Attached Documents – Bill of lading, due diligence statement, dan parcel ID
Linked Datasets – Semua catatan terhubung yang terkait dengan parcel
Opsi Tambahan
Pengguna dapat melakukan beberapa tindakan utama melalui menu tiga titik.
Archive Parcel –Creator atau admin dapat mengarsipkan parcel jika menurut mereka parcel tersebut sudah tidak relevan.
Creator dan admin dapat membatalkan pengarsipan parcel jika perlu mengedit parcel atau merasa parcel tersebut diarsipkan secara keliru.
Pengguna dapat membatalkan pengarsipan parcel dengan memfilter parcel yang diarsipkan lalu memilih ‘Unarchive’ dari tampilan tabel parcel.
Add to Vault – Memindahkan parcel yang telah difinalisasi dan diverifikasi ke vault untuk audit kepatuhan.
Link Datasets – Pengguna dapat melihat dan menautkan dataset untuk parcel ini, serta menghapus atau menambahkan subset data sesuai kebutuhan. Setelah ada perubahan, sistem akan meminta pembuatan DDS baru.
Save Parcel – Memperbarui detail parcel secara otomatis saat disimpan.
Download Documents – Memungkinkan pengguna mengunduh dokumen yang dilampirkan, termasuk due diligence statement.
Export Parcel – Menghasilkan file GeoJSON, yang merupakan persyaratan kepatuhan EUDR, beserta due diligence statement.
Tindakan utama yang sama juga dapat dilihat dari tampilan umum Parcels dengan mengklik menu tiga titik.
4. Melacak Aktivitas Parcel
Creator dan admin dapat melihat Parcel Activity, yang menampilkan tindakan yang dilakukan pada berbagai parcel oleh berbagai pengguna.
Pengguna dapat melihat aktivitas berdasarkan stempel waktu, pengguna, peran pengguna, komoditas, dan asal. Selain itu, pengguna dapat meninjau semua tindakan yang dilakukan pada sebuah parcel, seperti:
Penambahan HS code
Pembuatan purchase order
Penghapusan dataset
Log ini memastikan akuntabilitas dan memungkinkan pengguna menelusuri penyebab ketidaksesuaian.
Pengguna juga dapat menerapkan filter untuk melihat aktivitas parcel tertentu, sehingga lebih mudah memilah parcel yang mungkin memerlukan koreksi.
Memilih ‘Audit Trail’ di tab parcels juga dapat mengarahkan pengguna ke halaman Audit Trail.
5. Mengedit Parcel
Tombol Edit memungkinkan pengguna kembali ke langkah persiapan parcel. Pengguna dapat:
Mengubah data yang telah dimasukkan
Menautkan dataset tambahan
Melampirkan dokumen. Setelah informasi yang benar diperbarui dan disimpan, perubahan akan diterapkan pada Parcel ID yang sama.
Jika pengguna mengedit parcel dengan mengubah, menambahkan, atau menghapus dataset yang tertaut, pengguna akan menerima peringatan bahwa ada perubahan yang terdeteksi. Untuk memastikan keakuratan dan kepatuhan, disarankan membuat DDS baru.
Jika tidak diperbarui, data yang salah dapat terkirim ke Komisi Eropa atau terjadi ketidakpatuhan terhadap EUDR, yang berpotensi berujung pada denda.
Perlu diperhatikan bahwa ini hanya pesan peringatan, dan pengguna tidak diwajibkan membuat ulang DDS.
6. Ekspor seluruh halaman
Viewer, creator, dan admin dapat mengekspor semua parcel dari tampilan tabel parcel dalam format Excel atau CSV. Jika ada filter yang diterapkan, hanya parcel yang terfilter yang akan diekspor.
7. Ringkasan
Fitur Parcels menyediakan fungsi-fungsi penting untuk melacak, memperbarui, dan mengelola parcel secara efisien. Dengan fitur yang tersedia, pengguna dapat memastikan kepatuhan, menjaga keakuratan catatan, dan menyederhanakan audit.
Untuk bantuan lebih lanjut, lihat bagian bantuan atau hubungi tim dukungan.