Pendahuluan
Meridia Verify menyediakan integrasi langsung dengan EU Information System (EU IS), sehingga pengguna dapat mengirim dan mengelola Due Diligence Statement (DDS) langsung dari Verify Portal.
Integrasi ini kini telah diperbarui untuk mendukung EU IS API V3, menyusul peralihan Komisi Eropa dari versi API sebelumnya.
Dengan integrasi ini, pengguna dapat menautkan dataset ke Shipments, mengirim DDS langsung ke EU IS, melacak status pengiriman, dan mengelola DDS yang telah dikirim tanpa perlu proses ekspor dan impor manual.
Pembaruan terminologi: Yang sebelumnya disebut Parcel di Meridia Verify kini disebut Shipment.
Mengapa ini penting?
Fitur ini sangat penting karena tidak hanya menjawab pilar ketertelusuran EUDR, tetapi juga menutup celah besar dalam alur kerja kepatuhan.
Meskipun pelanggan sudah dapat membuat Due Diligence Statement (DDS) yang patuh EUDR, tidak adanya integrasi langsung dengan EU Information System (EU IS) membuat prosesnya manual, memakan waktu, dan rawan kesalahan—menimbulkan inefisiensi dan meningkatkan risiko ketidakpatuhan.
Dengan memungkinkan pengiriman DDS langsung ke EU IS, solusi kami berkembang menjadi platform kepatuhan end-to-end yang sesungguhnya. Hal ini mengurangi beban administratif, memperkuat kepatuhan terhadap regulasi, dan meningkatkan keunggulan kompetitif kami sebagai mitra yang lengkap dan andal untuk kepatuhan EUDR.
Manfaat utama fitur ini meliputi:
Mengaitkan Shipments fisik dengan dataset, sehingga ketertelusuran jelas dan dapat diaudit.
Data vault anti-manipulasi yang memastikan catatan tidak dapat diubah atau dihapus.
Kemampuan membuat atau mengunggah DDS untuk setiap Shipment yang tertaut.
Pembuatan catatan permanen yang dapat diaudit, yang menggabungkan Shipment, dataset, dan DDS di satu lokasi yang aman.
Kepercayaan pelanggan yang lebih besar, dengan data rantai pasok yang andal, transparan, dan patuh.
Dalam tutorial ini, kami akan memandu Anda melalui alur kerja yang telah ditingkatkan, mulai dari membuat dan menautkan dataset hingga mengirim DDS langsung ke sistem EU IS.
Cara mengunggah dataset yang siap untuk EU IS
Berikut cara memaksimalkan fitur-fitur yang baru ditingkatkan, dengan tangkapan layar di setiap langkah yang relevan untuk memandu Anda secara visual.
Langkah 1: Mengonfigurasi kredensial EU IS untuk Verify portal
Agar dapat mengunggah dari Verify portal ke EU IS, kredensial API EUDR klien harus dibagikan kepada tim Customer Success. Kredensial yang diperlukan adalah:
EUDR username: alamat email yang digunakan untuk masuk ke EU IS.
EUDR password: kata sandi yang terkait dengan email tersebut.
EUDR environment: EU IS menyediakan dua environment, Production dan Acceptance; environment yang benar harus ditentukan saat mengonfigurasi pengaturan.
WebServiceClientId: diperlukan untuk pengiriman ke environment Production.
Tempat menemukan WebServiceClientId Anda
Untuk pengiriman Production, EU IS memerlukan WebServiceClientId.
Anda dapat menemukan WebServiceClientId langsung di EU Information System:
Masuk ke EU Information System.
Buka Profile Anda.
Temukan bagian Web Services Access.
Cari client Web Services Anda.
Salin client identifier yang ditampilkan di sampingnya.
WebServiceClientId diperlukan untuk pengiriman Production. Jika belum dikonfigurasi, pengiriman ke environment Production akan diblokir.
Environment Acceptance tidak terpengaruh dan tetap berfungsi seperti sebelumnya.
Jika Anda menyiapkan konfigurasi Production untuk pertama kalinya, silakan hubungi tim Meridia agar kami dapat membantu pengaturan awal.
Langkah 2: Mengirim ke EU IS
Setelah Shipment dibuat dan semua kolom wajib telah diisi, status akan otomatis berubah menjadi Submission Ready, yang menandakan bahwa shipment siap dilanjutkan.
Lihat “Parcels: Understanding the Parcels” untuk petunjuk membuat parcel
Kini Anda dapat mengirim langsung ke EU IS tanpa rutinitas ekspor–impor yang lama.
Buka parcel berstatus Submission Ready.
Klik tombol Submit DDS untuk mengirimkannya langsung ke EU IS—tanpa perlu ekspor/impor file.
Setelah dikirim, sistem mencatat tanggal pengiriman dan mengonfirmasi bahwa EU IS telah menerimanya.
Selain itu, Anda akan melihat nomor referensi EU IS dan tanggal pengiriman awal. Dengan begitu, Anda mudah melacak apa yang telah dikirim dan kapan.
Status Parcel akan berubah menjadi DDS available.
Anda juga dapat memeriksa Parcel ID dan nomor referensi untuk memastikan bahwa EU IS telah menerima data Anda beserta geodata-nya dan pengiriman berhasil, sehingga tidak ada lagi ketidakpastian seperti pada unggahan manual.
Batas ukuran pengiriman
EU IS menerapkan ukuran maksimum 25 MB per pengiriman. Karena itu, Shipments yang sangat besar mungkin perlu dipecah menjadi beberapa pengiriman.
Meridia Verify kini memeriksa ukuran pengiriman sebelum mengirimkannya ke EU IS. Jika pengiriman melebihi batas 25 MB, Anda akan menerima pesan yang jelas sebelum data dikirim, bukan pesan error yang sulit dipahami dari EU IS.
Ukuran payload yang dikirim oleh Meridia Verify juga telah dikurangi secara signifikan, sehingga diperkirakan lebih sedikit pengiriman yang mencapai batas ini.
Langkah 3: Melacak dan mengelola pengiriman
Perlu diperhatikan bahwa Anda memiliki waktu 72 jam untuk mengubah atau menarik kembali pengiriman:
Amend: Perbarui parcel atau dataset dan kirim perubahannya ke EU IS.
Retract: Batalkan pengiriman sepenuhnya.
Setelah 72 jam berlalu, akan muncul pesan bahwa dataset tidak dapat lagi diubah atau ditarik kembali.
Fitur tambahan
Menangani error pengiriman
Terkadang EU IS dapat menolak pengiriman, biasanya karena masalah data seperti bentuk polygon yang tidak valid. Dalam kasus ini, status berubah menjadi Submission Error.
Membuka shipment akan menampilkan pesan error persis yang dikembalikan oleh EU IS, sehingga Anda dapat mengidentifikasi masalahnya dengan cepat.
Langkahnya sederhana: perbaiki dataset (misalnya, perbaiki bentuk yang tidak valid), tautkan ulang, lalu kirim kembali. Umpan balik yang tepat sasaran ini menghindarkan Anda dari tebak-tebakan dan pengulangan yang tidak perlu.
Opsional: Membuat PDF DDS secara manual
Pembuatan PDF DDS secara manual masih tersedia. Prosesnya tidak berubah—buat, simpan, dan gunakan file sesuai kebutuhan. Dengan begitu, tim dapat beralih sesuai kecepatan masing-masing tanpa kehilangan metode yang sudah biasa digunakan.
Hasil akhir
Dengan mengikuti proses yang diperbarui ini, Anda dapat menautkan dataset lebih cepat dan dengan lebih sedikit kesalahan. Tata letak tabel yang digabungkan membuat Anda tidak perlu lagi berpindah-pindah antarhalaman, sementara integrasi EU IS menghilangkan kebutuhan penanganan file secara manual.
Lebih penting lagi, sistem kini mendukung koreksi cepat, baik untuk memperbarui pengiriman dalam jangka waktu 72 jam maupun menanggapi pesan error EU IS dengan perbaikan yang tepat. Kelincahan ini berarti lebih sedikit keterlambatan dan keyakinan lebih besar bahwa data Anda benar dan patuh.
Bagi tim yang sibuk, hasilnya adalah beban administratif yang lebih ringan dan alur kerja kepatuhan yang jauh lebih lancar, sehingga Anda dapat lebih fokus pada prioritas strategis dan operasional.
Dengan integrasi EU IS yang kini berjalan di API V3, alur kerja yang sama dapat terus digunakan seiring Komisi Eropa menghentikan versi API sebelumnya secara bertahap.
⚠️ Catatan:
WebServiceClientId diperlukan untuk pengiriman ke EU IS Production.
Environment Acceptance tetap berfungsi seperti sebelumnya.
EU IS menerapkan ukuran maksimum 25 MB per pengiriman; Shipments yang sangat besar mungkin perlu dipecah.
Pastikan dataset memenuhi kriteria kepatuhan sebelum ditautkan untuk menghindari penolakan dari EU IS.
Ingat jangka waktu 72 jam untuk perubahan atau penarikan setelah diterima oleh EU IS.
Perhatikan indikator critical farm plots yang baru saat menilai kesesuaian dataset.
Meskipun sudah otomatis, pemeriksaan manual sesekali tetap disarankan untuk memastikan keakuratan data.
Ekspor PDF manual tetap tersedia jika proses Anda memerlukan dokumentasi offline.
Ringkasan
Pembaruan ini merupakan langkah maju yang nyata dalam menyederhanakan pengelolaan Shipment dan pengiriman DDS. Dengan memangkas klik yang tidak perlu, menggabungkan tampilan, dan berintegrasi langsung dengan EU IS, pembaruan ini menghilangkan hambatan yang memperlambat proses lama.
Integrasi EU IS kini berjalan di API V3. Untuk pengiriman Production, WebServiceClientId harus dikonfigurasi, sementara EU IS menerapkan ukuran pengiriman maksimum 25 MB. Meridia Verify memeriksa persyaratan ini sebagai bagian dari alur kerja pengiriman untuk membantu mengidentifikasi masalah sebelum data dikirim.
Baik Anda pengguna berpengalaman maupun baru mulai menggunakan alat ini, alur kerja yang ditingkatkan ini membuat Anda tidak perlu terlalu memikirkan mekanisme pengiriman dan dapat lebih fokus pada kualitas data Anda.