1. Apa itu Data Vault?
Data Vault adalah repositori aman untuk menyimpan parcel yang terhubung dengan dataset yang siap untuk diaudit. Setelah parcel beserta dataset terkaitnya ditambahkan ke vault, parcel tersebut tidak dapat diedit lagi (kecuali jika admin mengeluarkannya dari vault - lihat detail di bawah), sehingga integritas data dan kepatuhan tetap terjaga.
Fitur ini membantu Anda dalam hal berikut:
kepatuhan
menyederhanakan kontrol akses
mempersiapkan bisnis untuk kemungkinan audit
Seiring meningkatnya pengawasan regulasi, repositori data yang terstruktur dan terpusat akan menjadi sangat penting bagi organisasi yang menangani informasi sensitif dalam jumlah besar.
2. Mengapa Data Vault Penting?
2.1 Kepatuhan Regulasi dan Kesiapan Audit
Komisi Eropa saat ini sedang menetapkan profil risiko untuk berbagai negara. Negara atau organisasi dengan risiko lebih tinggi akan diaudit lebih sering daripada yang berisiko lebih rendah. Selain itu, perusahaan wajib menyimpan dokumentasi uji tuntas (due diligence) mereka selama 5 tahun dan selalu siap diaudit.
Data Vault memastikan semua dokumentasi yang diperlukan tertata dengan baik dan siap tersedia jika terjadi audit.
2.2 Akses Terkontrol & Pengelolaan Data yang Aman
Mengelola akses ke dataset berukuran besar bisa menjadi tantangan, terutama saat bekerja dengan pemangku kepentingan eksternal seperti supplier dan trader.
Data Vault akan menyediakan cara yang terstruktur dan aman untuk mengontrol akses:
Hak akses (segera hadir) untuk memastikan auditor hanya melihat dataset yang ingin Anda tunjukkan.
Sistem ini memungkinkan perusahaan meninjau dan memvalidasi data sebelum membagikannya ke pihak eksternal. Sistem juga memastikan tidak ada yang dapat mengedit atau memanipulasi data setelah data disetujui.
2.3 Pengorganisasian Data yang Efisien
Seiring bertambahnya dataset, mengelola dan menelusurinya secara efisien menjadi sangat penting. Data Vault menyediakan:
Repositori terpusat untuk menghindari dataset yang berantakan dan tidak teratur.
Kemampuan untuk memfilter dan mengurutkan dataset berdasarkan preferensi yang telah ditetapkan.
Keterkaitan antara dataset dan parcel data yang telah diverifikasi, sehingga konsistensi dan keabsahannya terjamin.
3. Fitur Utama Data Vault
Tonton video singkat tentang fitur utama Data Vault ini, atau gulir ke bawah untuk membaca panduan langkah demi langkah yang lengkap.
Cara Menambahkan Dataset ke Vault
Hak akses: admin maupun creator dapat menambahkan Parcel ke data vault. Namun, hanya admin yang dapat menghapus Parcel dari data vault.
Dataset tidak dapat ditambahkan ke vault langsung dari layar Dataset.
Sebagai gantinya, dataset harus ditambahkan dari layar Parcel dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
Buka halaman Parcel. Buat parcel dan tautkan ke shipment tertentu. (Lihat tutorial ini)
Pastikan parcel sudah tertaut ke dataset (status akan menampilkan "Linked")
Gulir ke kanan dan klik tiga titik di sisi kanan.
Jika Anda adalah admin atau creator, Anda dapat memilih "Add to Vault"—setelah masuk vault, status dataset akan diperbarui sesuai.
Misalnya, Parcel ID (PID-129) beserta dataset terkaitnya akan ditandai sebagai vaulted setelah ditambahkan ke Data Vault.
Setelah Parcel masuk vault, Parcel maupun dataset tidak dapat diedit kecuali dikeluarkan dari vault oleh admin. Hanya admin yang dapat menghapus Parcel dari data vault.
Melihat Dataset di Vault
Untuk melihat semua dataset yang tersimpan di vault:
Buka layar Data Vault.
Klik sebuah parcel untuk melihat detail selengkapnya, termasuk Bill of Lading dan Due Diligence Statement. Anda juga dapat melihat nama dataset yang tertaut di bagian bawah.
Cara Menghapus Dataset dari Vault
Jika diperlukan, dataset dapat dikeluarkan dari vault, tetapi hanya oleh admin:
Klik tiga titik di samping dataset.
Jika admin memilih "Remove from Vault", dataset akan kembali ke kondisi yang dapat diedit.
Catatan: Alasan hanya admin yang dapat menghapus parcel dari data vault adalah untuk memastikan parcel dan dataset terkaitnya tetap siap diaudit.
Jika creator juga dapat menghapus dataset dan parcel dari vault, ada risiko data yang seharusnya siap diaudit tersebut tidak lagi tersimpan di sana.
Memfilter & Mencari Dataset
Semakin banyak dataset yang masuk vault, opsi filter memudahkan Anda menemukan informasi yang dibutuhkan. Filter terdapat di kanan atas. Gunakan filter untuk mengurutkan berdasarkan nama dataset, tanggal masuk vault, admin atau creator yang menambahkannya, komoditas, asal, dan parcel yang tertaut.
Anda juga dapat mengurutkan tampilan utama berdasarkan Dataset atau Parcel menggunakan dua tab utama di bagian atas.
Audit Trail untuk Keamanan Data
Data Vault dilengkapi Audit Trail yang menjamin transparansi dan keamanan penuh.
Beberapa contoh filter audit trail:
Stempel waktu tindakan yang dilakukan.
Pengguna yang melakukan tindakan beserta perannya.
Detail tindakan, seperti menambahkan atau menghapus dataset.
Filter memungkinkan Anda mempersempit pencarian berdasarkan stempel waktu, asal, parcel ID, dan kriteria lainnya, sehingga Anda yakin data Anda aman.
Kesimpulan
Data Vault menjaga data Anda tetap aman, tertata, dan siap diaudit. Dengan akses terkontrol dan pelacakan, Data Vault menyederhanakan kepatuhan dan manajemen risiko.