1. ¿Qué es el Data Vault?
El Data Vault es un repositorio seguro para almacenar los parcels vinculados a datasets que están listos para auditoría. Una vez que un parcel y su dataset vinculado se agregan al vault, ya no se pueden editar (a menos que un administrador los retire del vault; consulte los detalles más abajo), lo que garantiza la integridad de los datos y el cumplimiento normativo.
Le ayuda con lo siguiente:
el cumplimiento normativo
simplifica el control de acceso
prepara a las empresas para posibles auditorías
A medida que aumenta la supervisión regulatoria, contar con un repositorio de datos estructurado y centralizado será esencial para las organizaciones que manejan grandes volúmenes de información sensible.
2. ¿Por qué es importante el Data Vault?
2.1 Cumplimiento normativo y preparación para auditorías
La Comisión Europea está definiendo actualmente los perfiles de riesgo de los distintos países. Los países u organizaciones de mayor riesgo serán auditados con más frecuencia que los de menor riesgo. Además, las empresas deberán mantener disponible su documentación de debida diligencia durante 5 años y estar preparadas para una auditoría.
El Data Vault garantiza que toda la documentación necesaria esté bien organizada y disponible de inmediato en caso de una auditoría.
2.2 Acceso controlado & gestión segura de datos
Gestionar el acceso a grandes datasets puede ser un desafío, especialmente cuando se trabaja con actores externos como proveedores y comerciantes.
El Data Vault ofrecerá una forma estructurada y segura de controlar el acceso:
Derechos de acceso (próximamente) para garantizar que los auditores solo vean los datasets que usted quiera que vean.
El sistema permitirá a las empresas revisar y validar los datos antes de compartirlos externamente. También garantizará que nadie pueda editar ni alterar los datos una vez aprobados.
2.3 Organización eficiente de los datos
A medida que se acumulan los datasets, gestionarlos y navegar por ellos de forma eficiente se vuelve fundamental. El Data Vault ofrece:
Un repositorio centralizado para evitar datasets dispersos y desorganizados.
La posibilidad de filtrar y ordenar los datasets según preferencias predefinidas.
Vínculos entre los datasets y los parcels de datos verificados, lo que garantiza coherencia y legitimidad.
3. Funciones clave del Data Vault
Vea este breve video sobre las funciones clave del Data Vault o desplácese hacia abajo para leer una guía detallada paso a paso.
Cómo agregar datasets al Vault
Derechos de acceso: Tanto un admin como un creator pueden agregar un Parcel al Data Vault. Sin embargo, solo un admin puede retirar un Parcel del Data Vault.
Los datasets no se pueden agregar al vault directamente desde la pantalla Dataset.
En su lugar, deben agregarse desde la pantalla Parcel siguiendo estos pasos:
Vaya a la página Parcel. Cree un parcel y vincúlelo a un envío específico. (Consulte este tutorial)
Asegúrese de que el parcel esté vinculado a un dataset (aparecerá como "Linked" en el estado)
Desplácese hacia la derecha y haga clic en los tres puntos del lado derecho.
Si usted es admin o creator, puede seleccionar "Add to Vault". Una vez guardado en el vault, el estado del dataset se actualizará en consecuencia.
Por ejemplo, un Parcel ID (PID-129) con su dataset asociado se marcará como vaulted una vez agregado al Data Vault.
Una vez que el Parcel se ha guardado en el vault, ni el Parcel ni el dataset se podrán editar, a menos que un admin los retire del vault. Solo un admin puede retirar un Parcel del Data Vault.
Ver los datasets guardados en el vault
Para ver todos los datasets almacenados en el vault:
Vaya a la pantalla Data Vault.
Haga clic en un parcel para ver más detalles, incluidos el Bill of Lading y el Due Diligence Statement. También puede ver los nombres de los datasets vinculados en la parte inferior.
Cómo retirar un dataset del Vault
Si es necesario, los datasets se pueden retirar del vault, pero solo un admin puede hacerlo:
Haga clic en los tres puntos junto al dataset.
Si un admin selecciona "Remove from Vault", el dataset volverá a un estado editable.
Nota: El motivo por el que solo un admin puede retirar un parcel del Data Vault es garantizar que el parcel y su dataset asociado estén listos para auditoría.
Si los creators también pudieran retirar datasets y parcels del vault, existiría el riesgo de que estos datos, destinados a estar listos para auditoría, dejaran de estar almacenados allí.
Filtrar & buscar datasets
A medida que se guardan más datasets en el vault, las opciones de filtrado facilitan encontrar la información que necesita. Encontrará el filtro en la parte superior derecha. Use los filtros para ordenar por nombre del dataset, fecha de ingreso al vault, admin o creator que lo agregó, commodity, origen y parcels vinculados.
También puede ordenar la vista principal por Dataset o por Parcel mediante las dos pestañas principales de la parte superior.
Audit Trail para la seguridad de los datos
El Data Vault incluye un Audit Trail que garantiza total transparencia y seguridad.
Algunos ejemplos de filtros del audit trail son:
Marcas de tiempo de las acciones realizadas.
Usuarios que realizaron la acción y su rol.
Detalles de la acción, como agregar o retirar un dataset.
Los filtros le permiten refinar su búsqueda por marca de tiempo, origen, parcel ID y otros criterios, lo que le da confianza en la seguridad de sus datos.
Conclusión
El Data Vault mantiene sus datos seguros, organizados y listos para auditoría. Con acceso controlado y trazabilidad, simplifica el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos.