Introducción
Meridia Verify ofrece una integración directa con el EU Information System (EU IS), que permite a los usuarios presentar y gestionar las Due Diligence Statements (DDS) directamente desde el Verify Portal.
La integración se ha actualizado para admitir la EU IS API V3, a raíz de la transición de la Comisión Europea desde la versión anterior de la API.
Con esta integración, los usuarios pueden vincular datasets a Shipments, presentar DDS directamente en EU IS, hacer seguimiento del estado de la presentación y gestionar las DDS presentadas sin necesidad de un proceso manual de exportación e importación.
Actualización de terminología: Lo que antes se denominaba Parcel en Meridia Verify ahora se llama Shipment.
¿Por qué es importante?
Esta función es fundamental, ya que no solo aborda el pilar de trazabilidad de la EUDR, sino que también resuelve una brecha importante en el flujo de trabajo de cumplimiento.
Aunque los clientes ya pueden generar Due Diligence Statements (DDS) conformes con la EUDR, la falta de una integración directa con el EU Information System (EU IS) hace que el proceso sea manual, lento y propenso a errores, lo que genera ineficiencias y aumenta el riesgo de incumplimiento.
Al permitir la presentación directa de DDS en EU IS, nuestra solución se convierte en una verdadera plataforma de cumplimiento de principio a fin. Esto reduce la carga administrativa, refuerza el cumplimiento normativo y mejora nuestra ventaja competitiva al posicionarnos como un socio integral y confiable para el cumplimiento de la EUDR.
Los principales beneficios de esta función incluyen:
Asociar los Shipments físicos con datasets, lo que permite una trazabilidad clara y auditable.
Un data vault a prueba de manipulaciones que garantiza que los registros no puedan modificarse ni eliminarse.
Posibilidad de generar o cargar una DDS para cada Shipment vinculado.
Creación de registros permanentes y auditables que reúnen Shipment, dataset y DDS en un único lugar seguro.
Mayor confianza de los clientes, con datos de la cadena de suministro confiables, transparentes y conformes.
En este tutorial, veremos el flujo de trabajo mejorado, desde la creación y vinculación de datasets hasta la presentación de DDS directamente en el sistema EU IS.
Cómo cargar datasets listos para EU IS
A continuación se explica cómo aprovechar al máximo las funciones recién mejoradas, con capturas de pantalla en cada paso relevante para guiarle visualmente por el proceso.
Paso 1: Configurar las credenciales de EU IS para el Verify portal
Para habilitar las cargas desde el Verify portal a EU IS, el cliente debe compartir sus credenciales de la API de EUDR con el equipo de Customer Success. Las credenciales requeridas son:
EUDR username: la dirección de correo electrónico con la que inicia sesión en EU IS.
EUDR password: la contraseña asociada a ese correo electrónico.
EUDR environment: EU IS ofrece dos entornos, Production y Acceptance; al configurar la integración, se debe especificar el entorno correcto.
WebServiceClientId: obligatorio para las presentaciones en el entorno Production.
Dónde encontrar su WebServiceClientId
Para las presentaciones en Production, EU IS exige un WebServiceClientId.
Puede encontrar su WebServiceClientId directamente en el EU Information System:
Inicie sesión en el EU Information System.
Abra su Profile.
Busque la sección Web Services Access.
Ubique su cliente de Web Services.
Copie el identificador de cliente que aparece junto a él.
El WebServiceClientId es obligatorio para las presentaciones en Production. Si no se ha configurado, se bloqueará la presentación en el entorno Production.
El entorno Acceptance no se ve afectado y sigue funcionando como antes.
Si está configurando el entorno Production por primera vez, comuníquese con el equipo de Meridia para que podamos ayudarle con la configuración inicial.
Paso 2: Presentar en EU IS
Una vez que se ha creado un Shipment y se han completado todos los campos obligatorios, el estado cambiará automáticamente a Submission Ready, lo que indica que está listo para continuar.
Consulte “Parcels: Understanding the Parcels” para ver las instrucciones para crear un parcel
Ahora puede presentar directamente en EU IS sin el antiguo proceso de exportación e importación.
Abra un parcel en estado Submission Ready.
Haga clic en el botón Submit DDS para enviarlo directamente a EU IS, sin necesidad de exportar ni importar archivos.
Una vez presentado, el sistema registra la fecha de presentación y confirma que EU IS lo recibió.
Además, verá un número de referencia de EU IS y la fecha original de presentación. Esto facilita el seguimiento de qué se envió y cuándo.
El estado del Parcel cambiará a DDS available.
También puede consultar el Parcel ID y el número de referencia para confirmar que EU IS recibió sus datos con la información geográfica y que la presentación se realizó correctamente, lo que elimina la incertidumbre de las cargas manuales.
Límite de tamaño de la presentación
EU IS impone un tamaño máximo de 25 MB por presentación. Por lo tanto, es posible que los Shipments muy grandes deban dividirse en varias presentaciones.
Meridia Verify ahora verifica el tamaño de la presentación antes de enviarla a EU IS. Si una presentación supera el límite de 25 MB, recibirá un mensaje claro antes de enviarla, en lugar de un error ilegible de EU IS.
Además, el tamaño de los datos que envía Meridia Verify se ha reducido considerablemente, por lo que se espera que menos presentaciones alcancen este límite.
Paso 3: Seguimiento y gestión de las presentaciones
Es importante tener en cuenta que tiene 72 horas para modificar o retirar una presentación:
Amend: Actualice el parcel o el dataset y envíe los cambios a EU IS.
Retract: Cancele la presentación por completo.
Una vez transcurridas las 72 horas, aparecerá un mensaje que indica que el dataset ya no se puede modificar ni retirar.
Funciones adicionales
Manejo de errores de presentación
A veces, EU IS puede rechazar una presentación, normalmente por problemas en los datos, como formas de polygon no válidas. En estos casos, el estado cambia a Submission Error.
Al abrir el shipment se mostrará el mensaje de error exacto devuelto por EU IS, lo que le permite identificar el problema rápidamente.
El mensaje es sencillo: corrija el dataset (por ejemplo, repare las formas no válidas), vuelva a vincularlo y preséntelo de nuevo. Esta retroalimentación específica evita las conjeturas y las repeticiones innecesarias.
Opcional: Generación manual del PDF de la DDS
La generación manual del PDF de la DDS sigue disponible. El proceso no ha cambiado: genere, guarde y use el archivo según sea necesario. Así, los equipos pueden hacer la transición a su propio ritmo sin perder los métodos establecidos.
Resultado final
Al seguir este proceso actualizado, puede vincular datasets más rápido y con menos errores. El diseño de tabla unificada significa que ya no tiene que alternar entre páginas separadas, mientras que la integración con EU IS elimina la necesidad de manejar archivos manualmente.
Más importante aún, el sistema ahora permite correcciones rápidas, ya sea para actualizar una presentación dentro del plazo de 72 horas o para responder a un mensaje de error de EU IS con modificaciones precisas. Esta agilidad se traduce en menos retrasos y mayor confianza en que sus datos son correctos y conformes.
Para los equipos con mucha carga de trabajo, el resultado es menos trabajo administrativo y un flujo de trabajo de cumplimiento mucho más fluido, lo que permite concentrarse más en las prioridades estratégicas y operativas.
Con la integración con EU IS funcionando ahora sobre la API V3, el mismo flujo de trabajo puede continuar mientras la Comisión Europea retira gradualmente la versión anterior de la API.
⚠️ Nota:
Se requiere un WebServiceClientId para las presentaciones en el entorno Production de EU IS.
El entorno Acceptance sigue funcionando como antes.
EU IS impone un tamaño máximo de 25 MB por presentación; es posible que los Shipments muy grandes deban dividirse.
Asegúrese de que los datasets cumplan los criterios de cumplimiento antes de vincularlos para evitar rechazos de EU IS.
Recuerde el plazo de 72 horas para modificaciones o retiros después de la aceptación de EU IS.
Preste atención al nuevo indicador de farm plots con riesgo Critical al evaluar si un dataset es adecuado.
Incluso con la automatización, conviene hacer revisiones manuales ocasionales para garantizar la exactitud de los datos.
La exportación manual en PDF sigue disponible si su proceso requiere documentación fuera de línea.
Resumen
Esta actualización es un verdadero avance para simplificar la gestión de Shipments y las presentaciones de DDS. Al eliminar clics innecesarios, unificar vistas e integrarse directamente con EU IS, elimina las fricciones que hacían más lento el proceso anterior.
La integración con EU IS ahora funciona sobre la API V3. Para las presentaciones en Production, se debe configurar un WebServiceClientId, mientras que EU IS impone un tamaño máximo de presentación de 25 MB. Meridia Verify verifica estos requisitos como parte del flujo de presentación para ayudar a identificar problemas antes de enviar los datos.
Ya sea que tenga experiencia o que esté comenzando a usar estas herramientas, el flujo de trabajo mejorado le permite enfocarse menos en la mecánica de la presentación y más en la calidad de sus datos.