1. O que é o Cofre de dados?
O 'Data Vault' (Cofre de dados) é um repositório seguro para armazenar lotes vinculados a conjuntos de dados prontos para auditoria. Uma vez que um lote e seu conjunto de dados vinculado são adicionados ao cofre, ele não pode mais ser editado (a menos que um administrador o remova do cofre - veja detalhes abaixo), garantindo integridade e conformidade dos dados.
Ela ajuda com o seguinte:
Conformidade
Otimiza o controle de acesso
Prepara empresas para possíveis auditorias
À medida que a supervisão regulatória aumenta, ter um repositório de dados estruturado e centralizado será essencial para organizações que lidam com grandes volumes de informações sensíveis.
2. Por que o Cofre de dados é importante?
2.1 Conformidade regulatória e prontidão para auditoria
Atualmente, a Comissão Europeia está definindo perfis de risco para diferentes países. Países ou organizações de maior risco serão auditados com mais frequência do que os de menor risco. Além disso, as empresas serão obrigadas a manter sua documentação de devida diligência disponível por 5 anos e estar prontas para auditoria.
O Cofre de dados garante que toda a documentação necessária esteja bem organizada e prontamente disponível em caso de auditoria.
2.2 Acesso controlado e gerenciamento seguro de dados
Gerenciar o acesso a grandes conjuntos de dados pode ser desafiador, especialmente ao trabalhar com partes interessadas externas, como fornecedores e traders.
O 'Data Vault' (Cofre de dados) fornecerá uma forma estruturada e segura de controlar o acesso:
Direitos de acesso (em breve) para garantir que os auditores vejam apenas os conjuntos de dados que você deseja que eles vejam.
O sistema permitirá que as empresas revisem e validem dados antes de compartilhá-los externamente. Também garantirá que ninguém possa editar ou manipular os dados depois de aprovados.
2.3 Organização eficiente de dados
À medida que os conjuntos de dados se acumulam, gerenciá-los e navegá-los de forma eficiente torna-se crucial. O Cofre de dados oferece:
Um repositório centralizado para evitar conjuntos de dados sobrecarregados e desorganizados.
A capacidade de filtrar e ordenar conjuntos de dados com base em preferências pré-definidas.
Ligações entre conjuntos de dados e dados de lotes verificados, garantindo consistência e legitimidade.
3. Principais características do Cofre de dados
Assista a este breve vídeo sobre os principais recursos do Cofre de dados, ou role abaixo para ler um guia detalhado passo a passo.
Como adicionar conjuntos de dados ao cofre
Direitos de acesso: Tanto um administrador quanto um criador podem adicionar um lote ao Cofre de dados. No entanto, apenas um administrador pode remover um lote do cofre.
Conjuntos de dados não podem ser adicionados ao cofre diretamente pela tela 'Datasets' (Conjuntos de dados). Em vez disso, elas devem ser adicionadas a partir da tela 'Parcels' (Lotes) seguindo estes passos:
Vá para a página de Lotes. Crie um lote e vincule-o a um embarque específico.
Certifique-se de que o lote esteja vinculado a um conjunto de dados (isso aparecerá como 'Linked' no status)
Role para a direita e clique nos três pontos do lado direito.
Se você for administrador ou criador, pode selecionar 'Add to Vault' (Adicionar ao cofre) — uma vez armazenado, o status do conjunto de dados será atualizado de acordo.
Por exemplo, um ID de lote (PID-129) com seu conjunto de dados associado será marcado como 'Vaulted' ao adicionar ao Cofre de dados.
Depois que o lote for guardado no cofre, nem ele nem o conjunto de dados serão editáveis, a menos que sejam removidos do cofre por um administrador. Apenas um administrador pode remover um lote do Cofre de dados.
Visualização de conjuntos de dados guardados no cofre
Para visualizar todos os conjuntos de dados armazenados no cofre:
Navegue até a tela do 'Data Vault' (Cofre de dados).
Clique em um lote para ver mais detalhes, incluindo o Conhecimento de embarque e a Declaração de Devida Diligência. Você também pode ver os nomes dos conjuntos de dados vinculados na parte inferior.
Como remover um conjunto de dados do cofre
Se necessário, os conjuntos de dados podem ser removidos do cofre, mas somente por um administrador:
Clicando nos três pontos ao lado do conjunto de dados.
Se um administrador selecionar 'Remove from Vault' (Remover do cofre) — isso restaurará o conjunto de dados a um estado editável.
Nota: A justificativa para apenas um administrador poder remover um lote do cofre é garantir que o lote e seu conjunto de dados associado estejam prontos para auditoria.
Se os criadores também pudessem remover conjuntos de dados e lotes do cofre, haveria o risco de que esses dados — que deveriam estar prontos para auditoria — não estariam mais armazenados lá.
Filtragem e busca em conjuntos de dados
À medida que mais conjuntos de dados são armazenados, opções de filtragem facilitam encontrar as informações que você precisa. Você pode encontrar o filtro no canto superior direito. Use filtros para ordenar por nome do conjunto de dados, data de armazenamento, administrador ou criador que o adicionou, mercadoria, origem e lotes vinculados.
Você também pode ordenar a visualização principal por Conjunto de dados ou por Lote usando as duas abas principais no topo.
Trilha de auditoria para segurança de dados
O Cofre de dados inclui uma Trilha de auditoria, garantindo total transparência e segurança.
Alguns exemplos de filtros de trilha de auditoria são:
Carimbos de data e hora das ações tomadas.
Usuários que realizaram a ação e seu papel.
Detalhes da ação, como adicionar ou remover um conjunto de dados.
Filtros permitem refinar sua busca por carimbo de data e hora, origem, ID de lote e outros critérios, garantindo confiança na segurança dos seus dados.
Conclusão
O 'Data Vault' (Cofre de dados) mantém seus dados seguros, organizados e prontos para auditoria. Com acesso e rastreamento controlados, isso simplifica a conformidade e a gestão de riscos.